Künstliche Intelligenz im Personalwesen: Verpflichtungen und Schlüssel zu einer sicheren Einführung

Künstliche Intelligenz im Personalwesen: Verpflichtungen und Schlüssel zu einer sicheren Einführung

Was Unternehmen vor der Einführung dieser Tools und während deren Nutzung beachten sollten

Der Einsatz künstlicher Intelligenz bei der Personalauswahl und -verwaltung erfordert eine Überprüfung, wie sie Entscheidungen beeinflusst, welche Informationen die betroffenen Personen erhalten und welche Kontrollmechanismen das Unternehmen anwendet. Eine angemessene Einführung muss arbeitsrechtliche Verpflichtungen mit Datenschutzgarantien und einer wirksamen menschlichen Aufsicht verbinden.

Ermitteln, wie KI in Personalprozesse eingreift

Diese Tools können die Analyse von Bewerbungen, die Schichtplanung oder die Leistungsbewertung erleichtern. Ihr Nutzen hängt davon ab, wie zuverlässig ihre Ergebnisse sind und ob diejenigen, die sie nutzen, deren Grenzen verstehen. Die Information über das Vorhandensein eines solchen Systems ist Teil der Compliance. Das Unternehmen muss jedoch auch dessen Einsatz begründen und die getroffenen Maßnahmen nachweisen können.

Die Überprüfung muss die tatsächliche Funktionsweise jedes einzelnen Prozesses berücksichtigen. Ein Programm, das Bewerbungen sortiert, Zielvorgaben macht oder Gehaltserhöhungen empfiehlt, kann erheblichen Einfluss ausüben, selbst wenn es als Unterstützungstool präsentiert wird. Ebenfalls zu erfassen sind Lösungen externer Anbieter sowie solche, die von der Muttergesellschaft eines internationalen Konzerns eingeführt werden.

Als praktische Beispiele sind Filter für Lebensläufe und Bewertungen der Eignung für eine Stelle, Systeme zur Zuweisung von Aufgaben oder Schichten, Empfehlungen zu Beförderungen und Vergütungen sowie Profile zur Vorhersage von Leistung oder Verbleib zu nennen. In jedem Fall muss präzisiert werden, welches Ergebnis das Tool liefert, wer es erhält und welche Konsequenzen es für die betroffene Person hat.

Der Einsatz von KI-Assistenten durch die Personalabteilungen

Die Analyse muss auch den täglichen Einsatz von KI-Assistenten durch die Personalabteilungen umfassen. Das Eingeben von Lebensläufen, Beurteilungen oder Disziplinarakten in ein nicht autorisiertes Tool kann dazu führen, dass personenbezogene Daten und vertrauliche Unterlagen offengelegt werden. Wir empfehlen, festzulegen, welche Anwendungen mit welchen Informationen verwendet werden dürfen.

Neue Informationspflichten zu algorithmischen Systemen

Seit dem 5. Oktober 2026 ist das Königliche Dekret 723/2026 in Kraft, welches die schriftlichen Informationspflichten zu algorithmischen oder automatisierten Entscheidungssystemen verschärft. Die allgemeinen Bestimmungen in Kapitel II gelten für Arbeitsverhältnisse mit einer Laufzeit von mehr als vier Wochen, unbeschadet der Sonderregelungen und sonstigen geltenden Verpflichtungen.

Werden diese Systeme zur Entscheidung über Arbeitsbedingungen eingesetzt, müssen die Informationen deren Leitlinien, Kriterien und Funktionsregeln erläutern. Dies umfasst Entscheidungen über Arbeitszeit, Aufgaben, Löhne, berufliche Entwicklung, Arbeitsort oder Vertragsbeendigung. Ein allgemeiner Hinweis darauf, dass das Unternehmen künstliche Intelligenz einsetzt, reicht kaum aus, um deren Rolle in diesen Prozessen nachzuvollziehen.

Bei neuen Arbeitsverhältnissen müssen die Informationen vor Beginn des Arbeitsverhältnisses bereitgestellt werden. Bei bestehenden Arbeitsverhältnissen müssen Informationen, die dem Arbeitnehmer noch nicht vorliegen, innerhalb von dreißig Werktagen nach Eingang seines Antrags übermittelt werden. Änderungen müssen so schnell wie möglich mitgeteilt werden, spätestens jedoch an dem Tag, an dem sie wirksam werden.

Die Informationen können im Arbeitsvertrag oder in ergänzenden Unterlagen in Papierform oder in einem zugänglichen, speicherbaren und ausdruckbaren elektronischen Format enthalten sein. Das Unternehmen muss einen Nachweis über die Übermittlung oder den Empfang aufbewahren. Algorithmische Informationen dürfen nicht durch einen bloßen Verweis auf das Gesetz oder den Tarifvertrag ersetzt werden.

Informationen an die gesetzliche Arbeitnehmervertretung

Die individuelle Mitteilung ergänzt das in Artikel 64.4.d des Arbeitnehmerstatuts anerkannte Recht auf Information. Die gesetzliche Arbeitnehmervertretung hat das Recht, die Parameter, Regeln und Anweisungen von Algorithmen oder KI-Systemen zu erfahren, die Entscheidungen über Arbeitsbedingungen, den Zugang zur Beschäftigung oder den Erhalt des Arbeitsplatzes beeinflussen. Dies umfasst auch die Profilerstellung.

Daher empfehlen wir, eine auf das verwendete System zugeschnittene Erläuterung zu erstellen und deren Aktualisierung zu organisieren, sobald sich die Kriterien ändern. Der externe Charakter des Tools entbindet das Unternehmen nicht von der Notwendigkeit, über ausreichende Informationen zu verfügen, um seinen Verpflichtungen nachzukommen. Zudem sind die Mitbestimmungsrechte zu prüfen, die aufgrund der Art der organisatorischen Veränderung möglicherweise zur Anwendung kommen.

Die menschliche Überwachung muss wirksam sein

Der Warnhinweis AI-00009-2026 der AEPD bezieht sich auf ein Tool zur Analyse von Lebensläufen, zur Vergabe von Punktzahlen und zur Priorisierung von Bewerbungen im Rahmen von Einstellungsverfahren und interner Mobilität. Es handelt sich dabei um eine präventive Maßnahme und nicht um eine Sanktion oder die Feststellung eines vollendeten Verstoßes. Ihre Bedeutung liegt darin, daran zu erinnern, dass die Garantien vor der Nutzung des Systems bewertet werden müssen.

Eine formelle Bestätigung der Empfehlung beweist jedoch nicht, dass eine wirksame Überprüfung stattfindet. Die zuständige Person muss in der Lage sein, die relevanten Daten zu prüfen, das Ergebnis kritisch zu bewerten und davon abzuweichen. Das Unternehmen muss sicherstellen, dass die dafür erforderlichen Kompetenzen, Zeit und Befugnisse vorhanden sind und dass der Prozess die Punktzahl nicht zu einem praktisch unvermeidbaren Kriterium macht.

Wenn beispielsweise ein Filter eine Bewerbung aufgrund einer Lücke im Werdegang ausschließt, muss eine sinnvolle Überprüfung ermöglichen, zu prüfen, ob diese Angabe korrekt ist und ob sie im Zusammenhang mit den Anforderungen der Stelle steht. Ein Ausschluss ohne Prüfung der Begründung würde das Risiko einer unangemessenen Entscheidung aufrechterhalten. Es ist ratsam, Überprüfungen und Korrekturen in angemessenem Detailgrad zu dokumentieren.

Datenschutz und automatisierte Entscheidungen

Bei der Verarbeitung personenbezogener Daten müssen der Zweck, die Rechtsgrundlage, die erforderlichen Daten und die Aufbewahrungsfrist festgelegt werden. Die Analyse umfasst sowohl die eingegebenen Informationen als auch die Bewertungen, Profile und Schlussfolgerungen, die mit identifizierten oder identifizierbaren Personen in Verbindung stehen. Zudem müssen die Richtigkeit der Daten, die Zugriffsrechte und die Sicherheitsmaßnahmen überprüft werden.

Artikel 22 der DSGVO legt eine spezifische Regelung für Entscheidungen fest, die ausschließlich auf automatisierten Verarbeitungen beruhen, rechtliche Wirkungen haben oder in ähnlicher Weise erhebliche Auswirkungen haben. Nicht jede Nutzung von KI fällt unter diesen Tatbestand. Ist dies der Fall, müssen eine gültige Ausnahme und die erforderlichen Garantien überprüft werden. Eine pauschale Zustimmung oder die bloße Zweckmäßigkeit der Automatisierung reichen für diese Prüfung nicht aus.

Aufgrund des Ungleichgewichts zwischen den Parteien ist im Arbeitsbereich bei der Einwilligung besondere Vorsicht geboten. Die Informationen für Bewerber und Mitarbeiter müssen die Datenverarbeitung und die geltenden Rechte in verständlicher Form erläutern. Es muss ein Kanal vorhanden sein, um Anfragen zu bearbeiten, gegebenenfalls eine menschliche Intervention zu erwirken und den eigenen Standpunkt darzulegen sowie die Entscheidung anzufechten.

Ist eine Folgenabschätzung erforderlich?

Vor der Datenverarbeitung muss geprüft werden, ob eine Datenschutz-Folgenabschätzung erforderlich ist. Gemäß Artikel 35 der DSGVO ist diese obligatorisch, wenn ein hohes Risiko für die Rechte und Freiheiten wahrscheinlich ist. Der Einsatz neuer Technologien, die systematische Bewertung und die Folgen der Entscheidungen sind dabei relevante Faktoren.

Mögliche Verzerrungen und diskriminierende Kriterien überprüfen

Als Überprüfungsmaßnahme empfehlen wir, sicherzustellen, dass die verwendeten Variablen im Zusammenhang mit dem Arbeitszweck stehen und keine ungerechtfertigten Benachteiligungen hervorrufen. Der ausdrückliche Ausschluss von Geschlecht oder Alter verhindert jedoch nicht, dass andere Daten als indirekte Indikatoren wirken oder dass in historischen Informationen vorhandene Verzerrungen reproduziert werden.

Bevor sie zur Einstufung von Bewerbungen oder zur Vergabe von Stellenangeboten herangezogen werden, sollten beispielsweise Karriereunterbrechungen, zeitliche Verfügbarkeit oder bestimmte Werdegangsmuster überprüft werden. Das Unternehmen muss die Relevanz der Kriterien für die jeweilige Stelle bewerten und die Ergebnisse überprüfen. Werden ungerechtfertigte Unterschiede festgestellt, muss das Unternehmen die Kriterien korrigieren und die betroffenen Entscheidungen überprüfen.

Was vor der Einführung eines KI-Tools zu prüfen ist

Vor der Einführung eines KI-Tools empfehlen wir, Unterlagen über dessen Verwendungszwecke, die verarbeiteten Daten, Einschränkungen, Kontrollmechanismen und Überprüfungsmöglichkeiten anzufordern. Der Vertrag muss die Rolle jeder Partei beim Datenschutz widerspiegeln und gegebenenfalls die Auftragsverarbeitung, die Vergabe von Unteraufträgen, die Sicherheit sowie die Unterstützung bei der Wahrung von Rechten regeln.

Es ist außerdem ratsam, zu prüfen, wo die Daten gehostet werden, wer darauf zugreifen kann, ob internationale Datenübermittlungen stattfinden und ob sie zum Trainieren von Modellen wiederverwendet werden. Bei einer zentralisierten Einführung durch die Muttergesellschaft müssen die Verantwortlichkeiten konkretisiert und die Kommunikation an die tatsächliche Nutzung in Spanien angepasst werden. Die Garantien des Anbieters müssen mit der Konfiguration und den Prozessen des Unternehmens abgeglichen werden.

Wie können wir Ihnen helfen?

Bei Bové Montero begleiten wir Sie bei der arbeitsrechtlichen Überprüfung von KI-Tools und den damit verbundenen Personalprozessen. Unser Ziel ist es, konkret zu ermitteln, welche Verpflichtungen Ihrem Unternehmen obliegen und welche Maßnahmen es ermöglichen, jede Lösung rechtssicher einzuführen oder zu nutzen.

Wir analysieren den Einfluss der Tools auf Auswahl, Beurteilung, Beförderung, Vergütung und andere Arbeitsbedingungen, prüfen die Informations- und Anhörungspflichten und erstellen die erforderlichen Mitteilungen und arbeitsrechtlichen Dokumente. Darüber hinaus helfen wir Ihnen bei der Festlegung von Überwachungsprotokollen und Nutzungsrichtlinien für die Personalabteilungen.