Inteligencia artificial en Recursos Humanos: obligaciones y claves para una implantación segura

Inteligencia artificial en Recursos Humanos: obligaciones y claves para una implantación segura

Qué deben revisar las empresas antes de implantar estas herramientas y durante su utilización

La utilización de inteligencia artificial en selección y gestión de personal exige revisar cómo influye en las decisiones, qué información reciben las personas afectadas y qué controles aplica la empresa. Una implantación adecuada debe combinar las obligaciones laborales con las garantías de protección de datos y una supervisión humana efectiva.

Identificar cómo interviene la IA en los procesos de Recursos Humanos

Estas herramientas pueden facilitar el análisis de candidaturas, la planificación de turnos o la evaluación del desempeño. Su utilidad depende de que los resultados sean fiables y de que quienes los utilicen comprendan sus límites. Informar sobre la existencia de un sistema es una parte del cumplimiento, pero la empresa también debe poder justificar su uso y acreditar las medidas adoptadas.

La revisión debe atender al funcionamiento real de cada proceso. Un programa que ordena candidaturas, propone objetivos o recomienda incrementos salariales puede influir de forma relevante, aunque se presente como una herramienta de apoyo. También deben inventariarse las soluciones de proveedores externos y las que se implantan desde la matriz de un grupo internacional.

Como ejemplos prácticos, conviene identificar los filtros de currículums y las puntuaciones de adecuación al puesto; los sistemas que asignan tareas o turnos; las recomendaciones sobre promoción y retribución; y los perfiles que predicen rendimiento o permanencia. En cada caso debe precisarse qué resultado genera la herramienta, quién lo recibe y qué consecuencias tiene para la persona.

El uso de asistentes de IA por los equipos de RR. HH.

El análisis también debe abarcar el uso cotidiano de asistentes de IA por los equipos de Recursos Humanos. Introducir currículums, evaluaciones o expedientes disciplinarios en una herramienta no autorizada puede exponer datos personales y documentación confidencial. Recomendamos establecer qué aplicaciones pueden utilizarse y con qué información.

Nuevas obligaciones de información sobre sistemas algorítmicos

El Real Decreto 723/2026, vigente desde el 5 de octubre de 2026, refuerza la información escrita sobre los sistemas algorítmicos o automatizados de toma de decisiones. El régimen general de su capítulo II se aplica a relaciones laborales de duración superior a cuatro semanas, sin perjuicio de las especialidades y demás obligaciones aplicables.

Cuando estos sistemas se empleen para decidir sobre condiciones de trabajo, la información debe explicar sus pautas, criterios y reglas de funcionamiento. Esto comprende decisiones sobre jornada, tareas, salarios, progresión profesional, lugar de trabajo o extinción contractual. Una referencia genérica a que la empresa utiliza inteligencia artificial difícilmente permitirá comprender su intervención en estos procesos.

En las nuevas relaciones laborales, la información debe facilitarse antes de su inicio. Para las relaciones vigentes a la entrada en vigor, la información que no obre ya en poder de la persona trabajadora debe entregarse dentro de los treinta días hábiles siguientes a la recepción de su solicitud. Las modificaciones deben comunicarse lo antes posible y, como máximo, el día en que surtan efecto.

La información puede constar en el contrato o en documentos complementarios, en papel o en formato electrónico accesible, almacenable e imprimible. La empresa debe conservar prueba de su transmisión o recepción. La información algorítmica no puede sustituirse por una simple remisión a la ley o al convenio colectivo.

Información a la representación legal de las personas trabajadoras

La comunicación individual se suma al derecho de información reconocido por el artículo 64.4.d del Estatuto de los Trabajadores. La representación legal tiene derecho a conocer los parámetros, reglas e instrucciones de los algoritmos o sistemas de IA que afectan a decisiones sobre condiciones de trabajo, acceso al empleo o mantenimiento del empleo, incluida la elaboración de perfiles.

Por ello, recomendamos preparar una explicación adaptada al sistema utilizado y organizar su actualización cuando cambien sus criterios. El carácter externo de la herramienta no elimina la necesidad de disponer de información suficiente para atender las obligaciones de la empresa. Deben revisarse además los derechos de consulta que puedan resultar aplicables por la naturaleza del cambio organizativo.

La supervisión humana debe ser efectiva

La advertencia AI-00009-2026 de la AEPD examina una herramienta prevista para analizar currículums, asignar puntuaciones y priorizar candidaturas en selección y movilidad interna. Se trata de una actuación preventiva, no de una sanción ni de una declaración de infracción consumada. Su relevancia reside en recordar que las garantías deben evaluarse antes de utilizar el sistema.

Una validación formal de la recomendación no demuestra que exista una revisión efectiva. Quien intervenga debe poder examinar los datos relevantes, valorar críticamente el resultado y apartarse de él. La empresa debe asegurar que dispone de competencia, tiempo y autoridad para hacerlo, y que el proceso no convierte la puntuación en un criterio prácticamente inevitable.

Por ejemplo, si un filtro excluye una candidatura por una interrupción en su trayectoria, una revisión útil debe permitir comprobar si ese dato es correcto y si tiene relación con los requisitos del puesto. Confirmar el descarte sin examinar su fundamento mantendría el riesgo de una decisión inadecuada. Conviene documentar las revisiones y correcciones con un nivel de detalle proporcionado.

Protección de datos y decisiones automatizadas

Cuando se traten datos personales, deben definirse la finalidad, la base jurídica, los datos necesarios y el plazo de conservación. El análisis comprende tanto la información introducida como las puntuaciones, perfiles e inferencias asociados a personas identificadas o identificables. También deben comprobarse la exactitud de los datos, los accesos y las medidas de seguridad.

El artículo 22 del RGPD establece un régimen específico para decisiones basadas únicamente en tratamientos automatizados que produzcan efectos jurídicos o afecten significativamente de modo similar. No toda utilización de IA encaja en este supuesto. Cuando concurra, deben verificarse una excepción válida y las garantías exigibles; una aceptación genérica o la mera conveniencia de automatizar no resuelven ese análisis.

En el ámbito laboral, el consentimiento requiere especial cautela por el desequilibrio entre las partes. La información a candidaturas y plantilla debe explicar el tratamiento y los derechos aplicables de forma comprensible. Debe existir un cauce para atender solicitudes y, cuando corresponda, obtener intervención humana, expresar el propio punto de vista e impugnar la decisión.

¿Es necesaria una evaluación de impacto?

Antes del tratamiento debe valorarse si es necesaria una evaluación de impacto en protección de datos. Esta es obligatoria cuando sea probable un alto riesgo para los derechos y libertades, conforme al artículo 35 del RGPD. El uso de una tecnología nueva, la evaluación sistemática y las consecuencias de las decisiones son factores relevantes para ese análisis.

Revisar posibles sesgos y criterios discriminatorios

Como medida de revisión, recomendamos comprobar que las variables utilizadas guardan relación con la finalidad laboral y no generan desventajas injustificadas. Excluir expresamente el sexo o la edad no impide por sí solo que otros datos actúen como indicadores indirectos o reproduzcan sesgos presentes en la información histórica.

Por ejemplo, las interrupciones de carrera, la disponibilidad horaria o determinados patrones de trayectoria merecen revisión antes de emplearse para clasificar candidaturas o asignar oportunidades. La empresa debe valorar su pertinencia para el puesto y comprobar los resultados. Si detecta diferencias injustificadas, debe corregir los criterios y revisar las decisiones afectadas.

Qué revisar antes de contratar una herramienta de IA

Antes de contratar o activar una solución, recomendamos solicitar documentación sobre sus finalidades, datos tratados, límites, controles y posibilidades de revisión. El contrato debe reflejar el papel de cada entidad en protección de datos y regular, cuando proceda, el encargo de tratamiento, la subcontratación, la seguridad y la asistencia para atender derechos.

También conviene comprobar dónde se alojan los datos, quién puede acceder a ellos, si existen transferencias internacionales y si se reutilizan para entrenar modelos. La implantación centralizada desde la matriz exige concretar las responsabilidades y adaptar las comunicaciones al uso efectivo en España. Las garantías del proveedor deben contrastarse con la configuración y el proceso de la empresa.

¿Cómo te podemos ayudar?

En Bové Montero te acompañamos en la revisión laboral de las herramientas de inteligencia artificial y de los procesos de Recursos Humanos en los que intervienen. Nuestro objetivo es concretar qué obligaciones corresponden a tu empresa y qué actuaciones permiten implantar o utilizar cada solución con seguridad jurídica.

Analizamos su influencia en selección, evaluación, promoción, retribución y otras condiciones de trabajo; revisamos las obligaciones de información y consulta; y preparamos las comunicaciones y documentos laborales necesarios. También ayudamos a definir protocolos de supervisión y pautas de uso para los equipos de Recursos Humanos.