Intelligence artificielle en ressources humaines : obligations et clés pour une mise en œuvre sûre

Intelligence artificielle en ressources humaines : obligations et clés pour une mise en œuvre sûre

Ce que les entreprises devraient examiner avant de mettre en œuvre ces outils et pendant leur utilisation

L’utilisation de l’intelligence artificielle dans la sélection et la gestion du personnel nécessite de revoir comment elle influence les décisions, quelles informations les personnes concernées reçoivent et quels contrôles l’entreprise applique. Une mise en œuvre correcte doit combiner les obligations de travail avec des garanties de protection des données et une supervision humaine efficace.

Identifier comment l’IA intervient dans les processus des ressources humaines

Ces outils peuvent faciliter l’analyse des candidatures, la planification des quarts ou l’évaluation des performances. Son utilité dépend de résultats fiables et de ceux qui les utilisent comprennent ses limites. Le signalement de l’existence d’un système fait partie de la conformité, mais l’entreprise doit également être en mesure de justifier son utilisation et de prouver les mesures prises.

La révision doit tenir compte du fonctionnement réel de chaque processus. Un programme qui commande des candidatures, propose des objectifs ou recommande des augmentations de salaire peut exercer une influence significative, même s’il est présenté comme un outil de soutien. Il convient également de recenser les solutions proposées par des prestataires externes ainsi que celles mises en place par la maison mère d’un groupe international.

À titre d’exemples concrets, on peut citer les filtres de CV et les notes d’adéquation au poste ; les systèmes d’attribution des tâches ou des horaires de travail ; les recommandations en matière de promotion et de rémunération ; et les profils permettant de prédire les performances ou la fidélisation. Dans chaque cas, il faut préciser le résultat généré par l’outil, qui le reçoit et quelles conséquences il a pour la personne.

L’utilisation d’assistants IA par les équipes RH.

L’analyse devrait également couvrir l’utilisation quotidienne des assistants IA par les équipes RH. La saisie de curriculum vitae, d’évaluations ou de dossiers disciplinaires dans un outil non autorisé peut exposer des données personnelles et des documents confidentiels. Nous vous recommandons d’établir quelles applications peuvent être utilisées et avec quelles informations.

Nouvelles obligations d’information concernant les systèmes algorithmiques

Le Décret royal 723/2026, en vigueur depuis le 5 octobre 2026, renforce l’information écrite sur les systèmes algorithmiques ou automatisés de prise de décision. Le régime général du chapitre II s’applique aux relations de travail d’une durée supérieure à quatre semaines, sans préjudice des spécialités et autres obligations applicables.

Lorsque ces systèmes sont utilisés pour décider des conditions de travail, les informations doivent expliquer leurs lignes directrices, critères et règles de fonctionnement. Cela comprend les décisions relatives au temps de travail, aux tâches, aux salaires, à l’évolution de carrière, au lieu de travail ou à la résiliation du contrat. Une simple mention générale indiquant que l’entreprise utilise l’intelligence artificielle ne permettra guère de comprendre son rôle dans ces processus.

Dans le cadre des nouvelles relations de travail, les informations doivent être fournies avant leur début. Pour les relations de travail en cours au moment de l’entrée en vigueur, les informations dont le salarié ne dispose pas encore doivent lui être communiquées dans les trente jours ouvrables suivant la réception de sa demande. Les modifications devraient être communiquées dans les meilleurs délais et au plus tard le jour de leur entrée en vigueur.

Les informations peuvent être contenues dans le contrat ou dans des documents complémentaires, sur papier ou dans un format électronique accessible, stockable et imprimable. L’entreprise doit conserver une preuve de l’envoi ou de la réception. Les informations algorithmiques ne peuvent être substituées à une simple référence à la loi ou à une convention collective.

Information à la représentation légale des travailleurs

La communication individuelle s’ajoute au droit à l’information reconnu par l’article 64.4.d du Statut des travailleurs. Le représentant légal a le droit de prendre connaissance des paramètres, des règles et des instructions des algorithmes ou des systèmes d’IA qui influent sur les décisions relatives aux conditions de travail, à l’accès à l’emploi ou au maintien dans l’emploi, y compris le profilage.

Par conséquent, nous vous recommandons de préparer une explication adaptée au système utilisé et d’organiser sa mise à jour lorsque vos critères changent. Le fait que cet outil soit externe ne dispense pas l’entreprise de disposer d’informations suffisantes pour s’acquitter de ses obligations. Les droits de consultation qui peuvent être applicables en raison de la nature du changement organisationnel devraient également être examinés.

La supervision humaine doit être efficace

L’avis AI-00009-2026 de l’AEPD porte sur un outil destiné à analyser les CV, à attribuer des notes et à hiérarchiser les candidatures dans le cadre de la sélection et de la mobilité interne. Il s’agit d’une action préventive, et non d’une sanction ou d’une déclaration d’infraction accomplie. Sa pertinence est de rappeler que les garanties doivent être évaluées avant d’utiliser le système.

Une validation formelle de la recommandation ne prouve pas qu’il y ait eu un examen effectif. La personne concernée doit être en mesure d’examiner les données pertinentes, d’évaluer de manière critique les résultats et de s’en écarter. L’entreprise doit s’assurer qu’elle dispose des compétences, du temps et de l’autorité nécessaires pour ce faire, et que ce processus ne transforme pas la note en un critère pratiquement incontournable.

Par exemple, si un filtre exclut une candidature en raison d’une interruption dans son parcours professionnel, un examen approfondi doit permettre de vérifier si cette information est exacte et si elle est pertinente au regard des exigences du poste. Confirmer le rejet sans examiner son bien-fondé maintiendrait le risque d’une décision inappropriée. Les révisions et corrections doivent être documentées avec un niveau de détail proportionnel.

Protection des données et décisions automatisées

Lors du traitement des données personnelles, la finalité, la base juridique, les données nécessaires et la durée de conservation doivent être définies. L’analyse porte à la fois sur les informations saisies et sur les notes, les profils et les déductions associés à des personnes identifiées ou identifiables. L’exactitude des données, l’accès et les mesures de sécurité doivent également être vérifiés.

L’article 22 du RGPD établit un régime spécifique pour les décisions fondées exclusivement sur un traitement automatisé qui produisent des effets juridiques ou ont de même nature des conséquences significatives. Toutes les utilisations de l’IA ne s’inscrivent pas dans cette hypothèse. Le cas échéant, il convient de vérifier l’existence d’une exception valable et des garanties requises ; une acceptation générique ou le simple fait qu’il soit opportun de recourir à l’automatisation ne suffisent pas à étayer cette analyse.

En milieu de travail, le consentement exige une prudence particulière en raison du déséquilibre entre les parties. Les informations aux candidats et au personnel doivent expliquer le traitement et les droits applicables de manière compréhensible. Il doit exister un mécanisme permettant de traiter les demandes et, le cas échéant, de solliciter l’intervention d’une personne, d’exprimer son point de vue et de contester la décision.

Une analyse d’impact est-elle nécessaire ?

Avant le traitement, il convient d’évaluer si une analyse d’impact sur la protection des données est nécessaire. Cette mesure est obligatoire lorsqu’il existe un risque élevé pour les droits et libertés, conformément à l’article 35 du RGPD. L’utilisation des nouvelles technologies, l’évaluation systématique et les conséquences des décisions sont des facteurs pertinents pour cette analyse.

Examiner les biais éventuels et les critères discriminatoires

À titre de mesure de contrôle, nous recommandons de vérifier que les variables utilisées sont en rapport avec l’objectif professionnel et n’entraînent pas de désavantages injustifiés. Le fait d’exclure expressément le sexe ou l’âge n’empêche pas en soi que d’autres données servent d’indicateurs indirects ou reproduisent les biais présents dans les données historiques.

Par exemple, les interruptions de carrière, la disponibilité horaire ou certains parcours professionnels méritent d’être examinés avant d’être utilisés pour classer les candidatures ou attribuer des opportunités. L’entreprise doit évaluer sa pertinence par rapport au poste et vérifier les résultats. Si vous détectez des différences injustifiées, vous devez corriger les critères et examiner les décisions touchées.

Que vérifier avant d’embaucher un outil d’IA

Avant d’embaucher ou d’activer une solution, nous vous recommandons de demander de la documentation sur ses finalités, les données traitées, les limites, les contrôles et les possibilités de révision. Le contrat devrait refléter le rôle de chaque entité dans la protection des données et réglementer, le cas échéant, l’ordre de traitement, la sous-traitance, la sécurité et l’assistance en matière de droits de traitement.

Il convient également de vérifier où sont stockées les données, qui peut y accéder, s’il y a des transferts internationaux et si elles sont réutilisées pour l’entraînement de modèles. La mise en œuvre centralisée depuis le siège social nécessite de définir clairement les responsabilités et d’adapter les communications à la réalité espagnole. Les garanties offertes par le fournisseur doivent être mises en regard de la configuration et des processus de l’entreprise.

Comment pouvons-nous vous aider ?

Chez Bové Montero, nous vous accompagnons dans l’analyse, sous l’angle du droit du travail, des outils d’intelligence artificielle et des processus des ressources humaines dans lesquels ils interviennent. Notre objectif est de préciser quelles obligations correspondent à votre entreprise et quelles actions permettent de mettre en œuvre ou d’utiliser chaque solution en toute sécurité juridique.

Nous analysons leur influence sur la sélection, l’évaluation, la promotion, la rémunération et d’autres conditions de travail ; nous examinons les obligations d’information et de consultation ; et préparons les communications et les documents de travail nécessaires. Nous aidons également à définir des protocoles de surveillance et des directives d’utilisation pour les équipes RH.