Die obligatorische elektronische B2B-Rechnung tritt in die entscheidende Phase ein: Die wichtigsten Punkte des Entwurfs der Ministerialverordnung
Die obligatorische elektronische B2B-Rechnung tritt in die entscheidende Phase ein: Die wichtigsten Punkte des Entwurfs der Ministerialverordnung
Der im Rahmen der öffentlichen Anhörung veröffentlichte Entwurf der Ministerialverordnung konkretisiert die technischen und operativen Aspekte der künftigen obligatorischen elektronischen Rechnung zwischen Unternehmern und Freiberuflern, die im Gesetz „Crea y Crece“ und im Königlichen Dekret 238/2026 vorgesehen ist. Obwohl der Text noch nicht endgültig ist, lassen sich die wichtigsten Änderungen und die voraussichtlichen Umsetzungsfristen für Unternehmen bereits erkennen.
Der Entwurf der Ministerialverordnung, mit dem das im Gesetz „Crea y Crece“ sowie im Königlichen Dekret 238/2026 vorgesehene System der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung zwischen Unternehmen und Freiberuflern (B2B) konkretisiert wird, wurde im Rahmen einer öffentlichen Anhörung veröffentlicht. Da es sich um einen noch nicht endgültigen Text handelt, kann sein Inhalt vor der Verabschiedung noch Änderungen unterliegen.
Der Entwurf konkretisiert die technische Funktionsweise des neuen Systems und legt den 1. Oktober 2026 als Inkrafttreten der Verordnung fest. Ab diesem Datum würden die Umsetzungsfristen zu laufen beginnen: Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 8 Millionen Euro wären ab dem 1. Oktober 2027 dazu verpflichtet, die übrigen Unternehmer und Freiberufler ab dem 1. Oktober 2028. Es sei daran erinnert, dass das endgültige Datum weiterhin von der Veröffentlichung der Ministerialverordnung abhängt, die sich derzeit im Entwurfsstadium befindet.
Das vorgesehene Modell basiert auf einer öffentlichen Lösung, die von der Steuerbehörde verwaltet wird. Diese fungiert als Plattform für die Rechnungsstellung für diejenigen, die sich für deren Nutzung entscheiden, als Schnittstelle zwischen privaten Systemen und als obligatorisches Archiv für Rechnungen oder deren beglaubigte Kopien. In der Praxis müssen selbst Unternehmen, die eigene Systeme oder Technologieanbieter nutzen, mit dieser öffentlichen Infrastruktur interagieren.
Aus technischer Sicht sieht der Entwurf die Verwendung eines strukturierten Formats vor, das auf dem europäischen UBL-Standard basiert und eine konkrete Definition der Felder sowie Validierungsregeln umfasst. Zudem ist vorgesehen, dass Rechnungen strenge Anforderungen an Konsistenz und Struktur erfüllen müssen und bei Nichteinhaltung vom System abgelehnt werden können. Hervorzuheben ist das Verbot, Anhänge in die elektronische Rechnung aufzunehmen. Dadurch werden zusätzliche Unterlagen vom eigentlichen Rechnungsdokument getrennt.
Der Entwurf führt zudem die Verpflichtung ein, eine beglaubigte Kopie jeder Rechnung an die öffentliche Stelle zu übermitteln, sofern diese nicht direkt über diese ausgestellt wurde. Diese Übermittlung muss praktisch zeitgleich mit der Ausstellung erfolgen. Jede Rechnung erhält eine eindeutige Kennung, die ihre Rückverfolgbarkeit innerhalb des Systems ermöglicht.
Wie im Königlichen Dekret 238/2026 beschrieben, umfasst das System die Übermittlung des Rechnungsstatus während des gesamten Lebenszyklus einer Rechnung, einschließlich „Ablehnung”, „Zahlung”, „Einzug” oder „Nichtzahlung”, mit dem Ziel, die Kontrolle der Zahlungsfristen zu verstärken und Zahlungsrückstände zu bekämpfen. Diese Nachverfolgung beschränkt sich nicht auf die Ausstellung, sondern umfasst den gesamten Verlauf der mit der Rechnung verbundenen Geschäftsbeziehung.
Für das erste Anwendungsjahr ist schließlich eine Übergangsfrist für große Unternehmen vorgesehen. In dieser müssen Rechnungen zusätzlich in einer lesbaren Darstellung im PDF-Format vorliegen, es sei denn, der Empfänger erklärt sich ausdrücklich damit einverstanden, nur das strukturierte Format zu erhalten.
Dieses neue Modell bedeutet eine erhebliche Veränderung der Rechnungsstellungsprozesse: Weg von einem dokumentbasierten System, hin zu einem System, das auf strukturierten Daten, Interoperabilität und nahezu in Echtzeit rückverfolgbaren Daten basiert. In diesem Zusammenhang empfehlen wir, bereits jetzt mit der Analyse der Auswirkungen auf Ihre internen Systeme und Prozesse sowie der möglichen Anforderungen an technologische Anpassungen zu beginnen.
Wir von Bové Montero werden Sie über alle Neuigkeiten im Zusammenhang mit der Bearbeitung und der endgültigen Verabschiedung dieser Verordnung auf dem Laufenden halten. Gerne stehen wir Ihnen auch für weitere Details zum Entwurf und seinen technischen Anhängen zur Verfügung.