Neue Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung im B2B-Bereich in Spanien
Neue Pflicht zur elektronischen B2B-Rechnungsstellung in Spanien
Wir möchten Sie über die kürzliche Veröffentlichung des Königlichen Dekrets 238/2026 vom 31. März 2026 im spanischen Amtsblatt (BOE) informieren, das die verpflichtende elektronische Rechnungsstellung zwischen Unternehmen (B2B) in Spanien regelt.
Diese Regelung gilt für:
– In Spanien ansässige Unternehmen und Freiberufler
– Nicht ansässige Unternehmen, die in Spanien über eine Betriebsstätte tätig sind
Die Regelung betrifft Umsätze zwischen Unternehmen und Freiberuflern (B2B). Grundsätzlich fallen Umsätze mit Endverbrauchern (B2C) sowie vereinfachte Rechnungen nicht in den Anwendungsbereich der Regelung, mit Ausnahme bestimmter in den Vorschriften vorgesehener Fälle.
Sie verpflichtet zur Ausstellung und zum Empfang elektronischer Rechnungen in einem strukturierten Format sowie zur Mitteilung ihres Status (Annahme, Ablehnung und tatsächliche Zahlung). Dieses Modell beschränkt sich nicht auf die Digitalisierung der Rechnungsstellung, sondern führt vielmehr ein System zur Nachverfolgung des gesamten Rechnungszyklus bis zur Zahlung ein.
In diesem Zusammenhang ist insbesondere zu beachten, dass:
– Rechnungen in einem strukturierten Format ausgestellt werden müssen, das eine automatisierte Verarbeitung ermöglicht (zulässige Standards sind u. a. UBL, CII, EDIFACT oder Facturae)
– Ein einfaches PDF gilt nicht als elektronische Rechnung im Sinne der Vorschriften, kann jedoch als visuelle Darstellung beibehalten werden
Das System basiert auf interoperablen privaten Plattformen sowie auf einer von der spanischen Steuerbehörde verwalteten öffentlichen Lösung. Obwohl Unternehmen über private Anbieter operieren können, ist zu beachten, dass:
– Rechnungen in das öffentliche System integriert werden müssen (durch Übermittlung einer Kopie, sofern die öffentliche Lösung nicht direkt genutzt wird).
– Die öffentliche Lösung dient sowohl als Rechnungsarchiv als auch als Austauschmechanismus, insbesondere wenn keine direkte Verbindung zwischen den Plattformen besteht.
– Der Empfänger ist verpflichtet, die Ablehnung oder die vollständige Zahlung der Rechnungen an die öffentliche Lösung zu melden.
– Die Übermittlung der Informationen hat innerhalb kurzer Fristen zu erfolgen (maximal 4 Kalendertage, Wochenenden und nationale Feiertage ausgenommen).
Folglich existiert kein vollständig privater Kreislauf, sondern ein Modell, bei dem die Verwaltung Teil des Informationsflusses wird.
Im Vergleich zu früheren Fassungen des Regelungsentwurfs bringt der endgültige Text mehr Klarheit in wesentlichen Punkten, insbesondere hinsichtlich der Rolle der öffentlichen Lösung (die nun ein strukturelles Element des Systems darstellt), der Verpflichtungen zur Mitteilung von Status und Zahlungen sowie der Anforderungen an die Interoperabilität zwischen Plattformen.
Die tatsächliche Anwendung dieser Verpflichtung hängt von einer noch zu veröffentlichenden ministeriellen Verordnung ab. Ab diesem Zeitpunkt gelten Anpassungsfristen von 12 Monaten für Unternehmen mit einem Umsatz von mehr als 8 Millionen Euro und von 24 Monaten für die übrigen Unternehmen.
Angesichts der Auswirkungen auf interne Systeme und Prozesse (Rechnungsstellung, Einkauf, Buchhaltung und Treasury) empfehlen wir, zeitnah eine Bestandsaufnahme durchzuführen, um Folgendes zu bewerten:
– Den Anpassungsgrad der bestehenden Systeme
– Den Integrationsbedarf in Bezug auf Austauschplattformen
– Die Auswirkungen auf die Prozesse im Forderungs- und Zahlungsmanagement
Gerne stehen wir Ihnen zur Verfügung, um die spezifischen Auswirkungen auf Ihr Unternehmen zu analysieren und einen geeigneten Anpassungsplan zu definieren. Darüber hinaus werden wir die Informationen in speziellen Webinaren vertiefen und stehen für Fragen jederzeit zur Verfügung.