Arbeitsrechtliche Compliance: Wichtige Termine, die Ihr Unternehmen nicht verpassen sollte

Arbeitsrechtliche Compliance: Wichtige Termine, die Ihr Unternehmen nicht verpassen sollte

Die Einhaltung arbeitsrechtlicher Vorschriften ist für Unternehmen zu einer strategischen Herausforderung geworden. Es gibt immer mehr Verpflichtungen, die nicht nur aktuelle Unterlagen, sondern auch regelmäßige Überprüfungen und Nachweise zur Einhaltung der Vorschriften sowie eine angemessene Rückverfolgbarkeit im Falle einer möglichen Überprüfung durch die Arbeitsaufsichtsbehörde, einer individuellen Beschwerde oder eines kollektiven Konflikts erfordern.

Im Folgenden fassen wir die wichtigsten Meilensteine im Arbeitsrecht zusammen, die im Jahr 2026 im Compliance-Kalender jedes Unternehmens enthalten sein sollten.

Zusammenfassung der wichtigsten Termine

1.Ständige Verpflichtungen: An jedem Tag des Jahres

Das Unternehmen muss eine tägliche Arbeitszeitaufzeichnung gewährleisten, aus der die konkreten Arbeitsbeginn- und -endzeiten jedes einzelnen Arbeitnehmers ersichtlich sind. Diese Aufzeichnungen müssen vier Jahre lang aufbewahrt werden und den Arbeitnehmern, den Arbeitnehmervertretern sowie der Arbeitsaufsichtsbehörde zur Verfügung stehen.

Zudem müssen die dauerhaften internen Protokolle und Richtlinien – zu den Themen Belästigung, LGTBI, digitale Auszeit, Telearbeit, Nutzung technologischer Mittel, Beschwerdekanal, Gleichstellung und Nichtdiskriminierung – stets auf dem neuesten Stand gehalten, bekannt gemacht und durch Belege dokumentiert werden.

2. Regelmäßige Überprüfung: Reservierungsquote für Menschen mit Behinderung

Unternehmen mit 50 oder mehr Beschäftigten müssen eine Reservierungsquote von 2 % zugunsten von Menschen mit Behinderung einhalten, es sei denn, es gelten ordnungsgemäß genehmigte alternative Maßnahmen.

Diese Verpflichtung muss regelmäßig überprüft werden, insbesondere in wachsenden Unternehmen, Unternehmensgruppen, bei Unternehmenstransaktionen oder internen Umstrukturierungen. Eine Nichteinhaltung kann sich auf den Erhalt öffentlicher Fördermittel und die Vergabe öffentlicher Aufträge auswirken.

3. Vierteljährlich: Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz

In Unternehmen oder Betrieben mit 50 oder mehr Beschäftigten muss der Ausschuss für Sicherheit und Gesundheitsschutz am Arbeitsplatz mindestens vierteljährlich und immer dann zusammentreten, wenn eine der darin vertretenen Arbeitnehmervertretungen dies beantragt.

Bei diesen Sitzungen sollten Themen wie Risikobewertung, Präventionsplanung, Schulungen, Arbeitsunfälle, Korrekturmaßnahmen, Koordinierung der betrieblichen Aktivitäten und Überwachung der Präventionsmaßnahmen behandelt werden.

Aus beweisrechtlicher Sicht ist es unerlässlich, über jede Sitzung ein Protokoll zu führen, in dem die Anwesenden, die behandelten Themen, die gefassten Beschlüsse, die Verantwortlichen und die Fristen für die Umsetzung festgehalten werden.

4. 30. Juni und 31. Dezember: Stichtage für die Gleichstellung

Unternehmen müssen prüfen, ob sie die gesetzliche Schwelle erreichen, ab der sie verpflichtet sind, einen Gleichstellungsplan auszuhandeln und vorzulegen. Zu diesem Zweck sind die Stichtage 30. Juni und 31. Dezember von Bedeutung.

Erreicht ein Unternehmen die Schwelle von 50 oder mehr Beschäftigten, muss es den Verhandlungsprozess über den Gleichstellungsplan gemäß den gesetzlich vorgesehenen Bestimmungen einleiten.

Diese Überprüfung muss ordnungsgemäß dokumentiert werden, wobei die verwendeten Berechnungskriterien und die berücksichtigte Belegschaft anzugeben sind.

5. Juni und Dezember: Überwachung des Gleichstellungsplans

Auch wenn der Gleichstellungsplan eine maximale Laufzeit von vier Jahren hat, muss seine Umsetzung regelmäßig überwacht werden.

Als bewährte Praxis empfehlen wir, mindestens zwei Sitzungen des Überwachungsausschusses pro Jahr abzuhalten, vorzugsweise im Juni und Dezember.

Bei diesen Sitzungen sollten der Umsetzungsgrad der Maßnahmen, die vereinbarten Indikatoren, die Vergütungsprüfung, festgestellte Vorfälle, Korrekturmaßnahmen und der Zeitplan für noch ausstehende Maßnahmen überprüft werden.

6. Erstes Quartal: Jährliches Vergütungsregister

Alle Unternehmen – unabhängig von ihrer Größe – müssen für ihre gesamte Belegschaft, einschließlich der Führungskräfte und leitenden Angestellten, über ein Vergütungsregister verfügen.

Zwar legen die Vorschriften keinen einheitlichen Erstellungstermin für alle Unternehmen fest, jedoch empfiehlt es sich, das Register im ersten Quartal des Jahres zu aktualisieren, sobald die Gehaltsdaten des Vorjahres vorliegen.

Das Verzeichnis muss nach Geschlecht aufgeschlüsselt und nach Berufsgruppen, Kategorien, gleichwertigen Stellen oder anderen anwendbaren Klassifizierungssystemen gegliedert sein.

7. Beginn des Geschäftsjahres: Arbeitskalender

Das Unternehmen muss jährlich einen Arbeitskalender erstellen und diesen entweder an einer gut sichtbaren Stelle am Arbeitsplatz aushängen oder den Mitarbeitern auf andere Weise zur Verfügung stellen.

Idealerweise wird er zu Beginn des Geschäftsjahres genehmigt und bekannt gegeben, wobei die geltende Jahresarbeitszeit, die Feiertage, die Arbeitszeitverteilung, die Schichten und die Vorgaben des Tarifvertrags zu berücksichtigen sind.

8. Jährliche Überprüfung oder bei geänderten Bedingungen: Arbeitsschutz

Die Risikobewertung muss auf dem neuesten Stand gehalten werden. Sie ist zu überprüfen, wenn sich die Arbeitsbedingungen ändern, neue Geräte oder Prozesse eingeführt werden, Gesundheitsschäden auftreten, nicht bewertete Risiken festgestellt werden oder wenn dies im Rahmen der Präventionsmaßnahmen erforderlich ist.

Als Compliance-Maßnahme empfehlen wir, gemeinsam mit dem Arbeitsschutzdienst eine jährliche Überprüfung durchzuführen und die durchgeführten Maßnahmen schriftlich zu dokumentieren.

9. Bis Dezember 2026: Nachhaltige Mobilität

Die Vorschriften zur nachhaltigen Mobilität führen für bestimmte Unternehmen und Arbeitsstätten neue Verpflichtungen im Bereich der Arbeitswege ein.

Im Laufe des Jahres 2026 müssen die betroffenen Unternehmen prüfen, ob sie verpflichtet sind, Maßnahmen zur Förderung einer nachhaltigeren und sichereren Mobilität zur Arbeit auszuhandeln.

In Betracht kommen öffentliche Verkehrsmittel, Carsharing, emissionsarme Fahrzeuge, Ladeinfrastruktur, Telearbeit, flexible Arbeitszeiten und Maßnahmen zur Verkehrssicherheit.

Fazit: Vorausschauend handeln, dokumentieren und nachweisen

Arbeitsrechtliche Compliance sollte nicht als lästige Verwaltungsaufgabe, sondern als Instrument zum Schutz des Unternehmens verstanden werden. Der Schlüssel liegt darin, den Verpflichtungen vorzugreifen, die relevanten Meilensteine zu planen und ausreichende Nachweise aufzubewahren. So können Sie die Einhaltung der Vorschriften gegenüber Mitarbeitern, Arbeitnehmervertretern, der Arbeitsaufsichtsbehörde, Gerichten, Kunden, Investoren und Behörden nachweisen.

Wie wir von Bové Montero helfen können

Gerne unterstützt Sie die Arbeitsrechtsabteilung von Bové Montero dabei, die Einhaltung der arbeitsrechtlichen Vorschriften in Ihrem Unternehmen zu überprüfen, einen maßgeschneiderten Zeitplan für die zu erfüllenden Verpflichtungen zu erstellen, interne Richtlinien zu aktualisieren und Vorlagen für Protokolle und Aufzeichnungen zu erarbeiten.

Bei weiteren Fragen stehen wir Ihnen gerne zur Verfügung.