Nuovi obblighi informativi sulle condizioni di lavoro

Nuovi obblighi informativi sulle condizioni di lavoro

Punti chiave del Real Decreto 723/2026 per le imprese

Il 15 settembre 2026 è stato pubblicato nella Gazzetta Ufficiale spagnola il Real Decreto 723/2026 del 9 settembre, che amplia gli obblighi informativi a carico delle imprese in merito agli elementi essenziali del contratto di lavoro e alle principali condizioni di prestazione dell’attività lavorativa.

La norma entrerà in vigore il 5 ottobre 2026, recepisce parzialmente la Direttiva (UE) 2019/1152 relativa a condizioni di lavoro trasparenti e prevedibili e sostituisce integralmente il precedente Real Decreto 1659/1998.

A chi si applica?

In generale, i nuovi obblighi si applicheranno, tra l’altro, alle imprese e ai lavoratori rientranti nell’ambito di applicazione dello Statuto dei lavoratori spagnolo, qualora il rapporto di lavoro abbia una durata superiore a quattro settimane.

Informazioni da fornire prima dell’inizio del rapporto di lavoro

Il datore di lavoro dovrà fornire per iscritto informazioni sufficienti sulle condizioni essenziali del rapporto di lavoro prima che il lavoratore inizi a prestare la propria attività lavorativa.

Tale obbligo si considererà adempiuto quando tutte le informazioni richieste saranno contenute nel contratto consegnato al lavoratore. Qualora il contratto contenga solo una parte di tali informazioni, dovranno essere forniti uno o più documenti integrativi.

Le informazioni potranno essere fornite in formato cartaceo o elettronico, purché siano accessibili, possano essere archiviate e stampate e il datore di lavoro conservi la prova della loro trasmissione o ricezione.

Contenuto minimo delle informazioni

Tra gli aspetti che dovranno essere comunicati figurano i seguenti:

– Identità delle parti e data di inizio del rapporto di lavoro.

– Durata prevista e motivo specifico del contratto a tempo determinato.

– Sede abituale di lavoro e, in caso di lavoro a distanza, sede di assegnazione.

– Funzioni, categoria o gruppo professionale e descrizione sufficientemente dettagliata della posizione.

– Retribuzione di base e componenti retributive accessorie, indicate separatamente.

– Metodo di calcolo e criteri per la percezione della retribuzione variabile.

– Durata e distribuzione dell’orario di lavoro giornaliero, settimanale e annuale, inclusi il lavoro a turni e il lavoro notturno.

– Ore straordinario, ferie e procedure per determinare la fruizione.

– Durata e condizioni del periodo di prova e diritto alla formazione.

– Procedura di cessazione del contratto e termini di preavviso.

– Contratto collettivo applicabile, con indicazione del relativo codice, degli estremi di pubblicazione, del periodo di validità e dell’eventuale ultrattività.

– Mutua o ente collaboratore, prestazioni migliorative volontarie e piani pensionistici.

– Casi e procedure per la modifica delle funzioni, dell’inquadramento professionale, della retribuzione o dell’orario di lavoro.

Per matterie determinate si potrà fare referenza alla legislazione o al contratto collettivo applicabile. Tale referenza dovrà essere sufficientemente precisa per identificare chiaramente le disposizioni corrispondenti.

Retribuzione variabile, orario di lavoro e contratti a tempo indeterminato discontinui

Una delle novità più rilevanti affetta alla retribuzione variabile. Le referenze generiche a bonus, incentivi o commissioni possono diventare insufficienti, poiché sarà necessario indicare il metodo di calcolo e i criteri che ne determinano la percezione.

Quando l’orario di lavoro è distribuito in modo irregolare, il datore di lavoro dovrà fornire informazioni sul sistema utilizzato per stabilirlo, sui giorni e sulle ore di riferimento e sui termini minimi di preavviso applicabili all’inizio o alla cancellazione di un’attività.

Nel caso dei contratti a tempo indeterminato continui si dovrà comunicare i periodi di attività e inattività o, quando tali periodi non si possono determinare anticipatamente, la loro stimazione, fatta salva la loro successiva determinazione mediante la comunicazione di richiamo al lavoro.

Informazione su algoritmi e intelligenza artificiale

Il Real Decreto introduce espressamente l’obbligo di informare sull’esistenza di sistemi algoritmici o automatizzati utilizzati per adottare decisioni relative a:

– La durata e distribuzione dell’orario del lavoro.

– L’assegnazione dei compiti.

– La determinazione del salario.

– La promozione professionale.

– Il posto di lavoro.

– La terminazione del contratto.

Le informazioni dovranno comprendere le linee guida, i criteri e le regole di funzionamento di tali sistemi. Questa disposizione dovrà essere tenuta in particolare considerazione quando si utilizzano strumenti di intelligenza artificiale nei processi di gestione del personale, valutazione delle prestazioni, pianificazione dei turni, assegnazione degli obiettivi o adozione di decisioni in materia di lavoro.

Parità, conciliazione, molestie e misure LGBTI

Le informazioni fornite dovranno inoltre indicare:

– Il piano per la parità applicabile.

– La politica aziendale in materia di conciliazione tra vita professionale e vita privata, qualora sviluppi le disposizioni minime previste dalla legge.

– Il protocollo per la prevenzione e la gestione delle molestie sessuali e delle molestie fondate sul sesso.

– Le misure e le risorse volte a conseguire la parità reale ed effettiva delle persone LGBTI, qualora l’impresa ne disponga.

Prestazioni di servizi all’estero

Quando la prestazione di servizi all’estero supera le quattro settimane consecutive, il datore di lavoro dovrà fornire, prima della partenza, informazioni sul Paese di destinazione, sulla durata prevista, sulla valuta di pagamento, sulle retribuzioni e sulle compensazioni connesse al trasferimento e sulle condizioni di rimpatrio.

In caso di trasferimento temporaneo in un altro Stato membro dell’Unione europea o dello Spazio economico europeo, dovranno essere comunicati anche la retribuzione dovuta conformemente alla normativa del Paese di destinazione, le regole relative al rimborso delle spese e il link al portale web ufficiale dello Stato di destinazione.

Contratti in essere alla data di entrata en vigore

I datori di lavoro non sono tenuti a fornire automaticamente il nuovo documento informativo a tutto il personale già in servizio.

Tuttavia, i lavoratori il cui rapporto di lavoro sia in essere al 5 ottobre 2026, potranno richiedere le informazioni di cui non siano già in possesso. Il datore di lavoro dovrà fornirle entro un termino massimo di trenta giorni lavorativi dal ricevimento della richiesta.

Le modifiche delle condizioni del lavoro che producano effetti dopo l’entrata in vigore dovranno essere comunicate il prima possibile e, al più tardi, il giorno stesso in cui diventino effettive.

Raccomandazioni per le imprese

1. Predisporre un documento informativo integrativo per le nuove assunzioni.

2. Adeguare le clausole relative a bonus, commissioni e altri sistemi di retribuzione variabile.

3. Riesaminare la disciplina contrattuale della distribuzione irregolare dell’orario di lavoro e dei contratti a tempo indeterminato di tipo discontinuo.

4. Identificare i sistemi algoritmici o di intelligenza artificiale utilizzati nella gestione del personale.

5. Predisporre modelli specifici per i distacchi internazionali.

6. Attuare una procedura per gestire le richieste di informazioni dei lavoratori con contratti in essere.

7. Adottare sistemi che consentano di comprovare la consegna e la ricezione delle informazioni.

Il Servizio Pubblico per l’Impiego Statale dovrà pubblicare un modello ufficiale di documento informativo. Tuttavia, la sua pubblicazione non condiziona l’esigibilità dei nuovi obblighi, che si applicano a decorrere dall’entrata in vigore del Real Decreto.

Come può aiutarvi Bové Montero

Bové Montero può affiancare le impresse nel processo di adeguamento alla nuova normativa attraverso una revisione completa della documentazione contrattuale e delle procedure di inserimento e gestione del personale.

Il nostro Dipartimento di Diritto del Lavoro può fornire assistenza, tra l’altro, nelle seguenti aree:

– Verifica dei modelli di contratto, degli allegati e dei documenti informativi utilizzati dall’impresa.

– Predisposizione di documenti informativi adattati a ciascuna tipologia contrattuale e modalità di lavoro.

– Revisione delle clausole relative alla retribuzione variabile, ai bonus, alle commissioni e agli obiettivi.

– Adeguamento della documentazione relativa all’orario di lavoro, ai turni, alla distribuzione irregolare e al lavoro a tempo indeterminato discontinuo.

– Predisposizione di lettere e allegati per i distacchi e le trasferte internazionali, nonché coordinamento dei relativi aspetti giuslavoristici, previdenziali e di gestione delle retribuzione.

– Definizione di protocolli interni per gestire le richieste di informazioni e documentarne adeguatamente la consegna.

Una revisione preventiva consentirà di individuare le eventuali carenze della documentazione attualmente utilizzata e di garantire che le nuove assunzioni e le modifiche contrattuali siano gestite correttamente a partire dal 5 ottobre 2026.