VERIFACTU: Neue Rechnungsstellungsvorschriften ab 2027

VERIFACTU: Neue Rechnungsstellungsvorschriften ab 2027

Ab dem 1. Januar 2027 ist das VERIFACTU-System für Unternehmen und ab dem 1. Juli 2027 für alle übrigen Steuerpflichtigen verbindlich. Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Rechnungsstellungssoftware die neuen Anforderungen der Steuerbehörde in Bezug auf Integrität, Rückverfolgbarkeit und Aufbewahrung erfüllt.

Zur Erinnerung: Die Verpflichtungen im Bereich der Rechnungsstellungssoftware („VERIFACTU“) ergeben sich aus dem Königlichen Dekret 1007/2023 und dem am 28. Oktober 2024 veröffentlichten Ministerialerlass.

Das Inkrafttreten der Verordnung über die Anforderungen an IT-Rechnungsstellungssysteme („VERIFACTU“) wurde auf das Jahr 2027 verschoben, um Unternehmen, Freiberuflern und Softwareentwicklern eine schrittweise Anpassung zu ermöglichen.

Zeitpunkte des Inkrafttretens

1. Januar 2027 → Verbindliche Anwendung für Unternehmen.
1. Juli 2027 → Verbindliche Anwendung für alle übrigen Steuerpflichtigen (Selbstständige und Nichtansässige).

1. Wer ist zur Einhaltung der Verordnung verpflichtet?

Die Verordnung über die Anforderungen an Rechnungsstellungssysteme (RRSIF), verabschiedet durch das Königliche Dekret 1007/2023, legt fest, dass folgende Personen zur Einhaltung verpflichtet sind:

– Unternehmer und Gewerbetreibende, sowohl natürliche als auch juristische Personen, die auf spanischem Staatsgebiet ansässig sind und Rechnungen über ein Rechnungsstellungssystem (SIF) ausstellen,
– Einrichtungen, die gemäß den geltenden, unveränderten Rechnungsstellungsvorschriften verpflichtet sind, Rechnungen auszustellen, sei es in vollständiger oder vereinfachter Form (B2B, B2C, B2G).

Ausnahmen und Ausschlüsse

Vom Anwendungsbereich der RRSIF sind folgende Fälle ausgenommen:

1. Unternehmer und Freiberufler, die ihre Rechnungen ausschließlich manuell ausstellen, ohne ein computergestütztes Rechnungsstellungssystem zu nutzen.
2. Steuerpflichtige, die am System der sofortigen Informationsübermittlung (SII) für die Mehrwertsteuer teilnehmen, sei es verpflichtend oder freiwillig.
3. Steuerpflichtige mit steuerlichem Wohnsitz in den historischen Gebieten des Baskenlandes oder der Autonomen Gemeinschaft Navarra, die sich an die dort geltenden spezifischen regionalen Vorschriften halten müssen.
4. Unternehmen, die einen gültigen Verwaltungsbeschluss vorweisen können, der sie von der Einhaltung der RRSIF befreit.

Darüber hinaus gilt die Verordnung nicht für Dokumente, die gemäß den Bestimmungen der Verordnung über Rechnungsstellungspflichten (ROF), verabschiedet durch das Königliche Dekret 1619/2012, nicht als Rechnung gelten, wie beispielsweise Quittungen oder Belege für Vorgänge, die keine Rechnungsstellung erfordern.

Mit dem künftigen Inkrafttreten der elektronischen Rechnungsstellung müssen sich einige Steuerpflichtige, die derzeit von der Regelung ausgenommen sind – wie beispielsweise diejenigen, die Rechnungen manuell ausstellen – an die neuen Anforderungen anpassen.

Anpassung der Software: Alle Rechnungsstellungsanwendungen müssen aktualisiert werden, um den Vorschriften zu entsprechen und die Möglichkeit zu bieten, im „Verifactu“- oder „No Verifactu“-Modus zu arbeiten.

2. Was versteht man unter Rechnungssoftware?

Ein computergestütztes Rechnungsstellungssystem (SIF) ist eine Kombination aus Hardware und Software, die für die Ausstellung von Rechnungen konzipiert ist und Folgendes ermöglicht:

1. Erfassung von Rechnungsdaten, die entweder manuell eingegeben, aus anderen Systemen importiert oder über automatisierte Prozesse empfangen werden.

2. Speichern von Rechnungsdaten und Gewährleistung deren Zugänglichkeit und Rückverfolgbarkeit.
3. Verarbeitung der Daten, um daraus abgeleitete Dokumente wie beispielsweise Buchhaltungsbelege, Steuerberichte oder zur Kommunikation mit anderen Steuersystemen zu erstellen.

Ein einfaches Textverarbeitungsprogramm oder eine Tabellenkalkulation, die ausschließlich zur Eingabe und zum Ausdruck von Rechnungen verwendet werden, gelten nicht als SIF, es sei denn, sie interagieren mit anderen Systemen, um strukturierte Datensätze zu erstellen.

3. Wesentliche Unterschiede zwischen Verifactu- und Nicht-Verifactu-Software

4. Weitere wichtige Aspekte:

Eigenrechnungen und Ausnahmeregelungen für Unternehmen im SII: Unternehmen im SII sind nicht verpflichtet, Eigenrechnungen in Verifactu zu erfassen, auch wenn ihre Lieferanten diese Anforderung erfüllen müssen.
Öffentliches Verifactu-Portal:

o Die öffentliche Verifactu-Plattform ist verfügbar.

o Über diese Plattform können keine vereinfachten Rechnungen erstellt werden.

o Diese Plattform wird als Grundlage für die Entwicklung der öffentlichen Plattform für elektronische Rechnungen dienen.

Tests und technische Anforderungen:

o Die AEAT hat eine Testumgebung für Entwickler eingerichtet.

o Für technische Anfragen wurde die E-Mail-Adresse verifactu@correo.aeat.es eingerichtet. Außerdem gibt es ein externes Testportal unter https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/iva/sistemas-informaticos-facturacion-verifactu/informacion-tecnica.html.

5. Funktionsweise von Verifactu

Es werden keine Rechnungen, sondern Rechnungsdatensätze übermittelt.

Übermittlungshäufigkeit:

Alle 60 Sekunden oder beim Erreichen von 1.000 Datensätzen.

Eine verzögerte Übermittlung ist nicht zulässig.

Wer darf die Informationen übermitteln:

– Der Steuerpflichtige.
– Ein Steuerberater oder Sozialversicherungsberater mit elektronischer Signatur.
– Die Rechnungsplattform, die die Datensätze authentifiziert.

Alle drei Akteure können die Informationen zudem einsehen und herunterladen. Im Falle des Steuerberaters kann dessen Steueridentifikationsnummer (NIF) in die Verifactu-Übermittlung aufgenommen werden, damit er berechtigt ist, die Informationen einzusehen und herunterzuladen.

6. Allgemeine Anforderungen an computergestützte Rechnungsstellungssysteme (SIF)

Die Software erstellt Rechnungsdatensätze, die gespeichert und entweder freiwillig an die Steuerbehörde übermittelt oder im Falle einer Prüfung zur Übermittlung aufbewahrt werden.

Integrität und Unveränderbarkeit der Datensätze:

– Verwendung von verketteten Hash-Werten zur Verhinderung von Änderungen.
– Die Datensätze können nicht verändert werden, ohne dass dies nachverfolgbar ist.
– Bei Nicht-Verifactu-Systemen ist eine elektronische Signatur erforderlich.

Rückverfolgbarkeit und Verknüpfung von Datensätzen:

– Chronologische Reihenfolge ist obligatorisch.
– Ununterbrochene Datensatzsequenz.
– Anomalien werden im Ereignisprotokoll erfasst.

Aufbewahrung und Zugriff auf die Informationen:

– Obligatorische Aufbewahrung während der steuerlichen Aufbewahrungsfrist.
– Sofortiger Export im Falle einer Aufforderung durch die spanische Steuerbehörde (AEAT).

Format und Kodierung: Die Datensätze müssen einem spezifischen XML-Format entsprechen, um Konsistenz beim Export und bei der Aufbewahrung zu gewährleisten.

Inhalt der Erfassungs- und Stornierungsdatensätze:

– Erfassungsdatensätze: Sie müssen Angaben wie die Steueridentifikationsnummer (NIF) des Ausstellers, die Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum und den Hash-Wert des vorherigen Datensatzes enthalten.
– Stornierungsdatensätze: Sie müssen dieselben Informationen enthalten, um sicherzustellen, dass jeder stornierte Datensatz korrekt referenziert wird.

Hash und elektronische Signatur: Es wird festgelegt, wie der Hash und die elektronische Signatur unter Verwendung von Sicherheitsstandards zu generieren sind. Der Hash-Wert wird mithilfe eines Algorithmus berechnet und zusammen mit jedem Datensatz gespeichert, um dessen Integrität zu gewährleisten.

QR-Code auf allen Rechnungen:

– Obligatorisch auf allen Rechnungen, unabhängig vom verwendeten System.

QR-Position:

– Elektronische Rechnungen: In einem bestimmten Feld der XML-Datei.
– Rechnungen in Papierform oder als PDF: In einem gut sichtbaren Bereich des Dokuments.

Der QR-Code enthält:

URL zur Verifizierung auf der elektronischen Plattform der AEAT.

Steuernummer des Ausstellers.

Rechnungsnummer und -serie.

Ausstellungsdatum.

Gesamtbetrag.

7. Verpflichtung zur Abgabe einer eidesstattlichen Erklärung

Inhalt der Erklärung:

– Für jedes IT-System muss eine eidesstattliche Erklärung vorliegen, die dessen Konformität mit den Vorschriften bescheinigt.
– Zu erfassende Angaben: Name und Version des Systems, Komponenten, Hersteller, Einhaltung von Artikel 29.2.j) des Gesetzes 58/2003 u. a.

Verfügbarkeit: Die Erklärung muss für den Systembenutzer, den Vertreiber und die Kunden in Papier- oder digitaler Form verfügbar sein.

Erweiterungen: Wird das System um weitere Komponenten erweitert, muss jeder Hersteller eine verantwortliche Erklärung hinzufügen, die die Einhaltung der Vorschriften bei jeder Aktualisierung bestätigt.

Uns wurde mitgeteilt, dass die Steuerbehörde Muster für verantwortliche Erklärungen für Softwarehersteller und -entwickler erstellen wird.

8. Nächste Schritte und Empfehlungen

✔ Klären Sie mit Ihrem Softwareanbieter, ob das System die Anforderungen der Verordnung erfüllt.

✔ Prüfen Sie die Möglichkeit, Verifactu zu aktivieren, um die Einhaltung der Vorschriften zu erleichtern.

✔ Wenden Sie sich bei Fragen oder wenn der Anbieter bestätigt, dass er seine Software nicht anpassen wird, an uns.

Wir von Bové Montero y Asociados stehen Ihnen jederzeit gerne zur Verfügung, um Sie bei Fragen oder Anliegen im Zusammenhang mit diesen oder anderen Themen zu unterstützen.