En vertu du Décret Royal 1007/2023 et de l’Arrêté Ministériel publié au BOE le 28/10/2024, qui présente les nouvelles obligations dans le domaine des logiciels de facturation, l’introduction du système Verifactu par rapport aux systèmes invérifiables, nous avons l’intention de mettre à jour les développements récents, confirmés par l’Agence d’État de l’administration fiscale (AEAT) lors de la séance d’information du 21/01/2025, détaillée au point 4 de la présente circulaire.
1. Qui est concerné par le règlement ?
Le Règlement sur les exigences des systèmes de facturation informatisée (RRSIF), approuvé par le Décret royal 1007/2023, établit l’obligation de s’y conformer :
• Entrepreneurs et professionnels, personnes physiques et morales, établis sur le territoire espagnol, à condition qu’ils émettent des factures par le biais d’un Système de Facturation Informatisé (SIF).
• Entités tenues d’émettre des factures complètes ou simplifiées (B2B, B2C, B2G) conformément à la réglementation en vigueur en matière de facturation, qui n’a pas été modifiée.
Exceptions et exclusions.
Les cas suivants sont exclus du champ d’application du RRSIF :
1. Employeurs et professionnels facturant exclusivement manuellement, sans utiliser de système de facturation informatique.
2. Assujettis bénéficiant du « Suministro Inmediato de Información (SII) » de la TVA, sur une base obligatoire et volontaire.
3. Les contribuables domiciliés fiscalement dans les territoires historiques du Pays basque ou de la communauté autonome de Navarre, qui doivent se conformer à leur réglementation fiscale spécifique.
4. Les sociétés avec résolution administrative en vigueur qui les exempte de la conformité avec RRSIF.
En outre, le règlement ne s’applique pas aux documents qui ne sont pas considérés comme une facture, comme établi dans le Règlement des obligations de facturation (ROF), approuvé par le Décret royal 1619/2012, tels que les reçus ou les preuves d’opérations qui ne nécessitent pas facturation.
Il est important de noter qu’avec l’entrée en vigueur future de la facturation électronique, certains contribuables qui sont actuellement exonérés, comme ceux qui effectuent la facturation manuelle, devront s’adapter aux nouvelles exigences.
Adaptation du logiciel : Toutes les applications de facturation doivent être à jour pour être conformes à la réglementation et offrir la possibilité de fonctionner en mode Verifactu ou non Verifactu.
2. Qu’entend-on par logiciel de facturation ?
Un système de facturation informatique (SIF) est un ensemble de matériel et de logiciels conçus pour l’émission de factures qui permet :
1. Saisir les informations de facturation, soit :
- Saisie manuellement.
- Importé à partir d’autres systèmes.
- Reçu par le biais de processus automatisés.
2. Conservez les informations de facturation, en assurant leur accessibilité et leur traçabilité.
3. Traiter les données pour générer des produits dérivés tels que les registres comptables, les rapports fiscaux ou la communication avec d’autres systèmes fiscaux.
Un fichier SIF n’est pas considéré comme un simple traitement de texte ou tableur utilisé uniquement pour saisir et imprimer des factures, à moins qu’il n’interagisse avec d’autres systèmes pour générer des enregistrements structurés.
3. Principales différences entre les logiciels Verifactu et non Verifactu.
4. Changements récents et nouvelles confirmées (Webinaire AEAT – 21/01/2025).
Entrée en vigueur retardée.
L’AEAT a confirmé que l’entrée en vigueur du règlement serait retardée en raison de la publication tardive de l’Arrêté ministériel du 28/10/2024. Les développeurs disposeront de 9 mois pour adapter le logiciel, comme établi dans la RD 1007/2023, fixant ainsi la date limite au 28/07/2025. En l’absence de publication officielle, cela a été confirmé par le délégué fiscal de l’AEAT, Joan Pere Rodríguez, qui estime qu’il n’y aura pas de changements.
Nouvelles dates estimées.
• 28 juillet 2025 → adaptation des logiciels par les développeurs.
• 1er janvier 2026 → demande obligatoire pour les entreprises.
• 1er juillet 2026 → application obligatoire aux autres contribuables (indépendants et non-résidents).
Autres aspects clés.
• Auto-facturation et exonération pour les sujets en SII : Les entreprises de SII ne seront pas tenues d’inclure l’auto-facturation dans Verifactu, bien que leurs fournisseurs doivent se conformer à cette exigence.
• Portail public de Verifactu :
o La plateforme publique de Verifactu sera disponible avant le 28/07/2025.
o Il ne sera pas possible de générer des factures simplifiées via cette plateforme.
o Cette plate-forme servira de base au développement de la plate-forme publique de facturation électronique.
• Essais et règlements techniques :
o L’AEAT a permis un environnement de test pour les développeurs.
o L’e-mail verifactu@correo.aeat.es a été fourni pour les questions techniques et un portail de test externe https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/iva/sistemas-informaticos-facturacion-verifactu/informacion-tecnica.html .
5. Fonctionnement de Verifactu
Les factures ne sont pas envoyées, mais les enregistrements de facturation.
Fréquence d’envoi :
• Toutes les 60 secondes ou lors de l’accumulation de 1 000 enregistrements.
• La remise différée n’est pas autorisée.
Qui peut soumettre les informations.
• Le contribuable.
• Un conseiller ou un collaborateur social avec une signature électronique.
• La plate-forme de facturation, qui authentifie les enregistrements.
Les trois acteurs pourront également visualiser et télécharger les informations. Dans le cas du conseiller, il est prévu de pouvoir inclure son NIF dans l’envoi Verifactu afin qu’il soit autorisé à consulter et à télécharger les informations.
6. Exigences générales pour les Systèmes Informatiques de Facturation (SIF).
Le logiciel générera des enregistrements de facturation, qui seront stockés et volontairement envoyés au Bureau des Impôts ou conservés pour être envoyés en cas d’inspection.
Intégrité et inaltérabilité des documents.
• Utilisation de l’empreinte digitale/hachage chaîné pour éviter les modifications.
• Impossibilité de modifier les registres sans laisser de traçabilité.
• Dans les systèmes autres que Verifactu, des signatures électroniques sont requises.
Traçabilité et chaînage des enregistrements.
• Ordre chronologique obligatoire.
• Séquence de facturation ininterrompue.
• Anomalies enregistrées dans le journal des événements.
Conservation et accessibilité de l’information.
• Stockage obligatoire pendant le délai de prescription fiscale.
• Exportation immédiate en cas de besoin par l’AEAT.
Formatage et codage : Les documents doivent être conformes à un format spécifique en XML, garantissant la cohérence de l’exportation et de la conservation.
Contenu des enregistrements d’inscription et d’annulation :
• Enregistrements : Ils doivent inclure des données telles que le NIF de l’émetteur, le numéro de facture, la date d’émission et le hash de l’enregistrement précédent.
• Enregistrements d’annulation : Ils incluent le même type d’information, garantissant que toute inscription annulée est référencée correctement.
Empreinte (Hash) et signature électronique : Il spécifie comment générer l’empreinte digitale (hash) et la signature électronique en utilisant les normes de sécurité. L’empreinte digitale est calculée à l’aide d’un algorithme et stockée à côté de chaque enregistrement pour en assurer l’intégrité.
Code QR sur toutes les factures.
• Obligatoire sur toutes les factures, quel que soit le système utilisé.
Emplacement du QR :
• Factures électroniques : Dans un champ spécifique du fichier XML.
• Factures papier ou PDF : Dans une zone visible du document.
Le QR contient :
- URL de comparaison dans le siège électronique de l’AEAT.
- NIF de l’émetteur.
- Numéro et série de la facture.
- Date d’émission.
- Montant total.
7. Obligation de déclaration responsable.
Contenu de la déclaration :
• Chaque système informatique doit avoir une déclaration responsable certifiant sa conformité à la réglementation.
• Détails à inclure : nom et version du système, composants, entité de production, conformité à l’article 29.2.j) de la Loi 58/2003, entre autres.
Disponibilité : La déclaration doit être accessible à l’utilisateur du système, à l’opérateur et aux clients, sur papier ou sous forme numérique.
Extensions : Si le système est étendu à d’autres composants, chaque producteur doit ajouter une déclaration responsable confirmant la conformité à chaque mise à jour.
On nous dit que l’administration fiscale va développer des modèles de déclaration responsable pour les fabricants et les développeurs de logiciels.
8. Étapes suivantes et recommandations
✔ Vérifiez auprès de votre fournisseur de logiciel si le système est conforme aux exigences de la réglementation.
✔ Évaluez l’option d’activation de Verifactu pour faciliter la conformité réglementaire.
✔ Contactez-nous en cas de doute ou si le fournisseur confirme qu’il n’adaptera pas son logiciel.
Bové Montero y Asociados est à votre disposition pour répondre à toutes vos questions concernant ces sujets ou d’autres.
