La gestion du travail dans les entreprises implique la prise en compte d’une série d’obligations légales qui doivent être strictement respectées pour améliorer le climat de travail, assurer la durabilité de l’entreprise et éviter d’éventuelles pénalités. Quelques jours après la fin de l’année, l’équipe de Bové Montero résume les principales obligations qui ont été approuvées ces dernières années ainsi que les éventuelles modifications ou ajustements attendus pour 2025 en Espagne.

I. OBLIGATIONS EN VIGUEUR EN MATIÈRE DE TRAVAIL

 

1. Plan de prévention des risques professionnels : Chaque entreprise doit avoir un plan de prévention des risques professionnels conçu pour protéger la sécurité et la santé des travailleurs dans tous les aspects liés au travail.

Le plan devrait inclure :

  1. Évaluation des risques
  2. Planification préventive
  3. Information et formation
  4. Mesures d’urgence
  5. Surveillance de la santé
  6. Consultation et participation

L’entreprise doit organiser les ressources nécessaires pour mener à bien l’activité préventive à travers :

  1. Service Interne de Prévention : Organisation interne de l’entreprise dédiée exclusivement aux tâches de prévention des risques professionnels.
  2. Service de Prévention Extérieur : Entités externes spécialisées dans la prévention des risques professionnels embauchées par l’entreprise.
  3. Travailleurs Désignés : Employés de l’entreprise ayant la formation et la capacité d’assumer les fonctions de prévention.
  4. Responsabilité personnelle de l’entrepreneur : Dans les entreprises de moins de 10 travailleurs, l’employeur lui-même peut assumer des fonctions préventives s’il a la formation appropriée.

 

2. Enregistrement de la journée : L’enregistrement des heures de travail est une obligation légale pour toutes les entreprises depuis 2019, dans le but de garantir le contrôle des heures travaillées par chaque employé, de prévenir les abus de travail et de garantir le respect des droits des travailleurs.

Les entreprises doivent tenir un registre quotidien des heures de travail de tous leurs employés, quel que soit leur type de contrat ou leur catégorie d’emploi.

Cet enregistrement doit comprendre :

  1. Heure de début et heure de fin de la journée de travail.
  2. Heures supplémentaires travaillées, le cas échéant.

L’enregistrement doit être tenu à disposition pendant 4 ans, car il peut être exigé à tout moment par une inspection du travail.

Il devrait être accessible à la fois aux travailleurs et à leurs représentants légaux.

Dans les travails distants, l’enregistrement reste obligatoire. Les entreprises doivent mettre en place des outils numériques pour enregistrer les heures travaillées.

 

3. Registre des rémunérations : Toutes les entreprises doivent établir et tenir à jour un registre des salaires pour l’ensemble du personnel, y compris les cadres supérieurs. Ce registre vise à assurer la transparence salariale et à prévenir toute forme de discrimination salariale fondée sur le sexe.

Ce registre doit inclure les valeurs moyennes des salaires, des compléments salariaux et des sursalaires. Les données devraient être ventilées par sexe et réparties selon:

  1. Groupe professionnel
  2. Catégorie professionnelle
  3. Niveau ou poste

Les travailleurs ont le droit d’accéder au contenu du registre des rémunérations par l’intermédiaire de leurs représentants légaux. En l’absence de représentation légale, l’entreprise ne devrait faciliter que les différences de pourcentage entre les rémunérations moyennes entre les hommes et les femmes, ventilées par catégorie professionnelle et par type de rémunération.

Le registre des rémunérations doit couvrir, par défaut, l’année civile.

L’entreprise doit consulter les représentants légaux des travailleurs au moins 10 jours à l’avance avant la préparation du registre et avant toute modification pertinente du registre.

Les entreprises de 50 travailleurs ou plus qui réalisent des audits salariaux doivent respecter les spécificités suivantes :

  1. Refléter les moyennes arithmétiques des emplois de valeur égale dans l’entreprise, même s’ils appartiennent à différentes sections de la classification professionnelle.
  2. Justifier les écarts des rémunérations lorsque les valeurs moyennes ou médianes des rémunérations totales d’un sexe dépassent celles de l’autre d’au moins 25 %. Cette justification doit reposer sur des critères objectifs et non discriminatoires.

 

4. Plan d’égalité : ensemble organisé d’actions que l’entreprise met en œuvre après avoir effectué une analyse détaillée de sa situation interne. Ces mesures visent à garantir aux femmes et aux hommes l’égalité des chances et un traitement équitable dans tous les aspects de l’emploi. L’objectif principal est d’éliminer toute forme de discrimination fondée sur le sexe et de favoriser un environnement de travail équitable et inclusif.

Le diagnostic initial doit tenir en compte des particularités de l’entreprise, telles que sa taille, son secteur, sa répartition géographique et la composition du personnel, afin que les mesures soient spécifiques et efficaces.

Sujet minimum à inclure dans le plan :

  1. Processus de sélection et de recrutement
  2. Classification professionnelle
  3. Formation
  4. Promotion professionnelle
  5. Les conditions de travail, y compris les audits salariaux entre les femmes et les hommes
  6. Exercice co-responsable des droits de la vie personnelle, familiale et professionnelle.
  7. Sous-représentation des femmes
  8. Rémunération

Prévention du harcèlement sexuel et sexiste : il est obligatoire de mettre en œuvre un protocole contre le harcèlement sexuel et sexiste.

Les entreprises de 50 travailleurs ou plus sont tenues d’élaborer et de mettre en œuvre un Plan d’égalité. Dans le cas des entreprises comptant moins de 50 travailleurs, cette mesure sera prise si elle est déterminée par la convention collective applicable ou si l’autorité du travail l’exige à la suite d’une sanction ou d’une résolution.

Ils doivent être inscrits au Registre des Plans d’égalité du Ministère du travail . Sans cet enregistrement, le plan n’aura pas valeur légale.

La négociation et la consultation avec les représentants des travailleurs sont obligatoires à toutes les étapes du plan, du diagnostic à la mise en œuvre et au suivi.

 

5. Protocole contre le harcèlement au travail : un outil qui comprend des mesures de prévention et de signalement pour prévenir et éradiquer les situations de harcèlement ou de « mobbing » dans l’entreprise, quel qu’en soit le type (harcèlement moral, sexuel, fondé sur le sexe ; traitements dégradants, hostiles ou humiliants ; violences physiques…).

C’est une obligation pour toutes les entreprises, quel que soit le nombre de leurs employés.

Il devrait inclure:

  1. Définition des concepts
  2. Canal de signalement
  3. Procédure d’action
  4. Mesures préventives
  5. Sanctions

Réalisation par :

  1. Entreprises + 50 travailleurs : le protocole contre le harcèlement au travail fait partie du processus du Plan pour l’égalité. Il doit être exécuté par une commission de l’égalité et doit être examiné par le représentant légal des salariés en même temps que le reste du Plan d’égalité.
  2. Entreprises – 50 travailleurs : une personne peut le faire sans commissions, et doit être examinée et négociée avec la représentation légale des travailleurs.

Procédure :

a) Désigner la commission ou la personne responsable de la mise en œuvre du protocole:

  1. Entreprises + 50 travailleurs : commission d’instruction formée de 3 personnes + 1 suppléant
  2. Entreprises – 50 employés: 1 instructeur + 1 suppléant

b) Rédiger le protocole

  1. Canal de signalement + Protocole d’investigation
  2. Communication interne aux travailleurs

 

6. Protection des données des travailleurs : De la collecte à l’utilisation et au stockage des informations, les entreprises doivent garantir la confidentialité et la sécurité des données, en respectant les principes légaux et les droits des travailleurs.

Les entreprises sont tenues d’informer les travailleurs sur:

  1. Quelles données personnelles sont collectées
  2. À quelles fins ils seront utilisés
  3. Qui aura accès à ces données (internes ou tierces parties telles que les cabinets d’affaires)
  4. Combien de temps ils seront conservés

Principes de base du traitement des données:

  1. Minimisation : Ne collectez que les données strictement nécessaires à des fins professionnelles
  2. Objet: Utiliser les données exclusivement aux fins spécifiques pour lesquelles elles ont été collectées
  3. Confidentialité et sécurité : Protégez les données contre tout accès non autorisé
  4. Mise à jour : Gardez les données exactes et à jour.

Droits des travailleurs :

  1. Accès : Sachez quelles données sont traitées et dans quel but
  2. Rectification : Corriger les données inexactes ou obsolètes
  3. Suppression : Demander la suppression des données lorsqu’elles ne sont plus nécessaires
  4. Opposition : Refuser que vos données soient utilisées à certaines fins
  5. Portabilité : Obtenez vos données dans un format structuré

L’entreprise peut surveiller l’utilisation des outils de travail (e-mail, Internet, appareils), mais :

  1. Le travailleur doit être informé à l’avance
  2. Justifiez-le dans un intérêt légitime
  3. Respecter la vie privée et la proportionnalité

 

7. Droit à la déconnexion numérique : La déconnexion numérique est le droit des travailleurs de ne pas répondre aux communications, courriels, messages ou autres formes de contact liés au travail en dehors de leurs heures de travail, dans le but de respecter leur temps de repos, leurs vacances et leur vie personnelle.

La politique de déconnexion numérique interne doit inclure au moins les éléments suivants :

  1. Temps de déconnexion spécifiques
  2. Mesures visant à garantir que les communications électroniques n’interfèrent pas avec le temps de repos
  3. Procédures de gestion des situations d’urgence qui peuvent nécessiter l’attention du travailleur en dehors des heures de travail
  4. Moyens pour résoudre des conflits liés à la déconnexion numérique

 

8. Canal de signalement (Whistleblowing) : Destiné à garantir un moyen confidentiel et sûr pour les travailleurs de signaler des irrégularités, des comportements illicites ou des violations de la réglementation au sein de l’entreprise.

Toutes les entreprises comptant 50 employés ou plus doivent disposer d’un canal de signalement Les entités publiques et privées opérant dans des secteurs spécifiques, tels que les services financiers ou la lutte contre le blanchiment de capitaux, sont également tenues de respecter cette obligation, quel que soit le nombre de leurs employés.

Caractéristiques du canal de signalement:

  1. Confidentialité : Assurer la protection de l’identité du plaignant et des personnes impliquées.
  2. Accessibilité : Le canal doit être accessible à tous les travailleurs et tiers liés à l’organisation (fournisseurs, clients, etc.).
  3. Sécurité : Mettre en œuvre des mesures visant à empêcher tout accès non autorisé et à assurer le stockage de l’information.
  4. Plate-forme multicanal : Il peut être numérique, téléphonique ou en face à face, mais doit garantir l’anonymat si le plaignant le demande.

Désignation d’un Channel manager : L’entreprise doit désigner une personne ou une entité indépendante (interne ou externe) responsable du traitement des plaintes.

Protection contre les représailles :

  1. Interdire toute action qui porte préjudice au plaignant en raison de la plainte déposée.
  2. Fournir des mesures de soutien, telles que des conseils juridiques et psychologiques, si nécessaire.

Enregistrement et suivi :

  1. Conservez un registre sécurisé et confidentiel des plaintes reçues.
  2. Établir des échéances pour le suivi et la résolution

 

 

II. NOUVELLES MESURES EN MATIÈRE DE TRAVAIL À PARTIR DE 2025

 

1. Ensemble de mesures prévues pour une égalité réelle et effective des personnes LGBTI :

Ces mesures prévues sont requises pour les entreprises de + de 50 travailleurs et s’appliquent également aux travailleurs affectés par des entreprises de travail intérimaire pendant les périodes de prestation de services.

En général, les entreprises devront mettre en place la commission de négociation au plus tard trois mois après l’entrée en vigueur du Décret-loi royal approuvé aujourd’hui. Le délai de négociation avec la représentation légale des travailleurs sera de six mois si elle n’a pas de convention collective.

Parmi les niveaux minimaux, les mesures doivent inclure:

  1. Clauses d’égalité de traitement et de non-discrimination faisant expressément référence non seulement à l’orientation et à l’identité sexuelles, mais aussi à l’expression de genre ou aux caractéristiques sexuelles.
  2. Accès à l’emploi : formation, en particulier, des personnes impliquées dans les processus de sélection, en établissant des critères clairs pour garantir des processus adéquats.
  3. Classification professionnelle et promotion : avec des critères objectifs et des garanties de carrière professionnelle dans des conditions égales.
  4. Formation, sensibilisation et langue : les plans de formation comprendront des modules spécifiques sur les droits des personnes LGBTI sur le lieu de travail, avec un accent particulier sur l’égalité de traitement et des chances et la non-discrimination. La formation s’adressera à l’ensemble du personnel.
  5. Environnements diversifiés et inclusifs : L’hétérogénéité du personnel sera favorisée.
  6. Permis et prestations sociales : ils aborderont la réalité de la diversité des familles, des conjoints et des partenaires de vie LGTBI, garantissant l’accès aux permis, aux prestations sociales et aux droits sans discrimination. Tous les travailleurs doivent se voir garantir l’égalité de jouissance des congés prévus par les conventions collectives ou les accords de négociation collective pour se rendre à des consultations médicales ou à des procédures juridiques, en accordant une attention particulière aux personnes transgenres.
  7. Ils seront inclus, le cas échéant, dans le régime disciplinaire régi par les conventions collectives, les infractions et les sanctions pour les comportements qui violent la liberté sexuelle, l’orientation et l’identité sexuelles et l’expression de genre des travailleurs.

 

2. Transparence des salaires : Les entreprises qui publient des offres d’emploi pour attirer des candidats devront informer à l’avance quel sera le salaire du poste, quel que soit le profil du candidat. Les employeurs devront mettre à la disposition de leur personnel les critères qu’ils utilisent pour déterminer la rémunération, les niveaux de rémunération et la progression salariale des travailleurs.

L’Espagne doit transposer la directive européenne sur l’égalité de rémunération, qui est entrée en vigueur le 6 juin 2023 et qui doit être transposée dans notre législation avant le 7 juin 2026.

 

3. Taxe de solidarité : À partir de janvier 2025, une taxe de solidarité  a été introduit pour renforcer le système de retraite. Cette mesure affecte les salaires qui dépassent la base de cotisation maximale.

Cette contribution est déterminée sur la base de l’excédent des revenus du travail par rapport à la base de contribution maximale établie dans les budgets généraux de chaque année :

  • Une augmentation de 0,92 % de la contribution pour les revenus qui se situent entre la base de contribution maximale et 10 % au-dessus de cette base.
  • Une augmentation de 1 % de la contribution au revenu allant de 10 % au-dessus de la base maximale à 50 %.
  • Une augmentation de 1,17 % de la cotisation pour les revenus dépassant de 50 % la base de cotisation maximale.

Ce pourcentage connaîtra une augmentation annuelle de 0,25 points, pour atteindre 2045.

La taxe de solidarité est répartie entre l’entreprise et le travailleur dans la même proportion que les risques communs.

Pour l’instant, les travailleurs indépendants sont exemptés du paiement de la taxe de solidarité.

 

4. Réduction du temps de travail : à partir de janvier 2025, la journée de travail maximale de 37,5 heures par semaine est prévue, dans le but d’améliorer la conciliation entre la vie professionnelle et la vie personnelle ; mais elle est toujours en attente d’approbation imminente.

Les entreprises disposeront d’une période de six mois pour mettre en œuvre cette réduction.

 

L’équipe de Bové Montero se tient à votre disposition pour clarifier les doutes que vous pourriez avoir et vous accompagner dans l’accomplissement des obligations ci-dessus.

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