Aufgrund des Königlichen Erlasses 1007/2023 und der Ministerialverordnung vom 28.10.2024, die neue Verpflichtungen in Bezug auf die Fakturierungssoftware, die Einführung des Systems VeriFactu im Vergleich zu den nicht prüfbaren Systemen festlegen, möchten wir die neuesten Entwicklungen aktualisieren, die von der spanischen Steuerbehörde (AEAT) in der Informationsveranstaltung vom 21.01.2025 bestätigt wurden und die in Punkt 4 dieses Rundschreibens aufgeführt sind.
1. Wer ist zur Einhaltung der Verordnung verpflichtet?
Die Verordnung über die Anforderungen an IT-Systeme für die Rechnungsstellung (RRSIF), die durch das Königliche Dekret 1007/2023 genehmigt wurde, legt fest, dass folgende Personen zur Einhaltung verpflichtet sind:
• Unternehmen und Gewerbetreibende, sowohl natürliche als auch juristische Personen, die auf spanischem Staatsgebiet ansässig sind, sofern sie Rechnungen über ein computergestütztes Rechnungsstellungssystem (SIF) ausstellen.
• Einrichtungen, die zur Ausstellung von Rechnungen verpflichtet sind, unabhängig davon, ob es sich um vollständige oder vereinfachte Rechnungen (B2B, B2C, B2G) handelt, gemäß den geltenden Vorschriften zur Rechnungsstellung, die nicht geändert wurden.
Ausnahmen und Befreiungen.
Folgende Fälle sind vom Anwendungsbereich des RRSIF ausgenommen:
1. Unternehmer und Gewerbetreibende, die Rechnungen ausschließlich manuell und ohne Verwendung eines computergestützten Rechnungsstellungssystems ausstellen.
2. Steuerpflichtige, die zur sofortigen Übermittlung von Informationen (SII) verpflichtet sind, sowohl auf obligatorischer als auch auf freiwilliger Basis.
3. Steuerpflichtige mit steuerlichem Wohnsitz in den historischen Gebieten des Baskenlandes oder der Autonomen Gemeinschaft Navarra, die die spezifischen regionalen Vorschriften einhalten müssen.
4. Unternehmen, die aufgrund einer aktuellen Verwaltungsentscheidung von der Einhaltung der RRSIF befreit sind.
Darüber hinaus gilt die Verordnung nicht für Dokumente, die keine Rechnungen im Sinne der Verordnung über die Abrechnungspflichten (ROF), genehmigt durch das Königliche Dekret 1619/2012, sind, wie z.B. Quittungen oder Belege für Vorgänge, die keine Rechnungsstellung erfordern.
Es ist darauf hinzuweisen, dass mit dem künftigen Inkrafttreten der elektronischen Rechnungsstellung einige Steuerpflichtige, die derzeit von dieser Regelung ausgenommen sind, wie z.B. diejenigen, die Rechnungen manuell ausstellen, sich an die neuen Anforderungen anpassen müssen.
Anpassung der Software: Alle Fakturierungsprogramme müssen auf den neuesten Stand gebracht werden, um den Vorschriften zu entsprechen und die Möglichkeit zu bieten, im VeriFactu-Modus oder im Nicht-VeriFactu-Modus zu arbeiten.
2. Was versteht man unter Fakturierungssoftware?
Ein computergestütztes Fakturierungssystem (SIF) ist eine Kombination aus Hardware und Software, die für die Fakturierung entwickelt wurde und Folgendes ermöglicht:
1. Erfassung von Fakturierungsinformationen, unabhängig davon, ob sie
- manuell eingegeben werden,
- aus anderen Systemen importiert werden
- durch automatisierte Prozesse empfangen werden.
2. Speicherung von Fakturierungsinformationen, um ihre Zugänglichkeit und Rückverfolgbarkeit zu gewährleisten.
3. Verarbeitung der Daten zur Erstellung abgeleiteter Produkte wie Buchhaltungsunterlagen, Steuerberichte oder Kommunikation mit anderen Steuersystemen.
Ein SIF ist kein einfaches Textverarbeitungs- oder Tabellenkalkulationsprogramm, das nur zur Eingabe und zum Ausdruck von Rechnungen verwendet wird, es sei denn, es interagiert mit anderen Systemen, um strukturierte Datensätze zu erstellen.
3. Hauptunterschiede zwischen VeriFactu und Nicht-VeriFactu Software
4. Neueste Änderungen und bestätigte Entwicklungen (AEAT Webinar – 21/01/2025)
Verzögerung des Inkrafttretens.
Die AEAT hat bestätigt, dass sich das Inkrafttreten der Verordnung aufgrund der verspäteten Veröffentlichung der Ministerialverordnung vom 28.10.2024 verzögern wird. Gemäß RD 1007/2023 haben die Entwickler 9 Monate Zeit, um die Software anzupassen, wodurch sich die Frist auf den 28.07.2025 verschiebt. Da es keine offizielle Veröffentlichung gibt, wurde dies vom Finanzdelegierten Joan Pere Rodríguez bestätigt, der davon ausgeht, dass es keine Änderungen geben wird.
Neue voraussichtliche Termine:
• 28. Juli 2025 → Software-Anpassung durch Entwickler.
• 1. Januar 2026 → Verpflichtende Anwendung für Unternehmen.
• 1. Juli 2026 → Verpflichtende Anwendung für sonstige Steuerpflichtige (Selbständige und Nichtansässige).
Weitere wichtige Aspekte:
• Selbstfakturierung und Befreiung für SII-Steuerpflichtige: Unternehmen, die der SII unterliegen, sind nicht verpflichtet, die Selbstfakturierung in VeriFactu zu integrieren, während ihre Lieferanten diese Anforderung erfüllen müssen.
• Öffentliches VeriFactu-Portal:
o Die öffentliche VeriFactu-Plattform wird vor dem 28.07.2025 zur Verfügung stehen.
o Es wird nicht möglich sein, vereinfachte Rechnungen über diese Plattform zu erstellen.
o Diese Plattform wird die Grundlage für die Entwicklung der öffentlichen Plattform für die elektronische Rechnungsstellung bilden.
• Test und technische Anforderungen:
o Die spanische Steuerbehörde (AEAT) hat eine Testumgebung für Entwickler eingerichtet.
o Für technische Fragen wurde die E-Mail-Adresse verifactu@correo.aeat.es und ein externes Testportal https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/iva/sistemas-informaticos-facturacion-verifactu/informacion-tecnica.html eingerichtet.
5. So funktioniert VeriFactu
• Es werden keine Rechnungen, sondern Rechnungsdatensätze gesendet.
• Häufigkeit des Versands:
- Alle 60 Sekunden oder wenn 1.000 Datensätze gesammelt wurden.
- Eine verzögerte Übertragung ist nicht erlaubt.
Wer kann die Informationen übermitteln:
• Der Steuerpflichtige.
• Ein Berater oder Sozialpartner, der über eine elektronische Signatur verfügt.
• Die Abrechnungsplattform, die die Datensätze authentifiziert.
Alle drei Parteien können die Informationen auch einsehen und herunterladen. Für den Berater ist vorgesehen, dass er seine Steuernummer in das VeriFactu-System eingeben kann, um die Informationen einsehen und herunterladen zu können.
6. Allgemeine Anforderungen an computergestützte Fakturierungssysteme (SIF).
Die Software erzeugt Rechnungsbelege, die gespeichert und freiwillig an die Steuerbehörden übermittelt oder für den Fall einer Prüfung aufbewahrt werden.
Integrität und Unveränderbarkeit der Datensätze:
• Verwendung von Fingerprinting/Hash-Chaining, um Änderungen zu verhindern.
• Unveränderbarkeit von Datensätzen ohne Rückverfolgbarkeit.
• In Nicht-VeriFactu-Systemen ist eine elektronische Signatur erforderlich.
Rückverfolgbarkeit und Verknüpfung von Datensätzen:
• Zwingende chronologische Reihenfolge.
• Lückenlose Reihenfolge der Datensätze.
• Anomalien werden im Ereignisprotokoll festgehalten.
Aufbewahrung und Zugriff:
• Obligatorische Aufbewahrung während der steuerlichen Aufbewahrungsfrist.
• Unverzüglicher Export auf Anfrage der AEAT.
Format und Kodierung: Die Datensätze müssen einem bestimmten XML-Format entsprechen, um die Konsistenz beim Export und bei der Aufbewahrung zu gewährleisten.
Inhalt der Registrierungs- und Stornierungsdatensätze:
• Registrierungsdatensätze: Diese müssen Daten wie die Steuernummer des Ausstellers, die Rechnungsnummer, das Ausstellungsdatum und den Hash des vorherigen Datensatzes enthalten.
• Stornierungsdatensätze: Diese enthalten dieselben Informationen, um sicherzustellen, dass jeder stornierte Datensatz korrekt referenziert wird.
Hash und elektronische Signatur: Es wird angegeben, wie der Hash und die elektronische Signatur unter Verwendung von Sicherheitsstandards erzeugt werden. Der Hash wird mit einem Algorithmus berechnet und mit jedem Datensatz gespeichert, um die Integrität zu gewährleisten.
QR-Code auf allen Rechnungen:
• Obligatorisch auf allen Rechnungen, unabhängig vom verwendeten System.
QR-Position:
• Elektronische Rechnungen: In einem speziellen Feld der XML-Datei.
• Papier- oder PDF-Rechnungen: In einem sichtbaren Bereich auf dem Dokument.
Der QR-Code enthält:
• URL zur Verifizierung auf der AEAT-Website.
• Steuernummer des Ausstellers.
• Rechnungsnummer und -serie.
• Ausstellungsdatum.
• Gesamtbetrag.
7. Verpflichtung zur Abgabe einer verantwortlichen Erklärung.
Inhalt der Erklärung:
• Für jedes Computersystem muss eine verantwortliche Erklärung vorliegen, in der die Konformität mit den Vorschriften bescheinigt wird.
• Folgende Informationen sind erforderlich: Name und Version des Systems, Komponenten, Hersteller, Konformität mit Artikel 29.2.j) des Gesetzes 58/2003, etc.
Verfügbarkeit der Erklärung: Die Erklärung muss dem Systemnutzer, dem Vertreiber und dem Kunden entweder in Papierform oder in digitaler Form zugänglich sein.
Erweiterungen: Wenn das System mit anderen Komponenten erweitert wird, muss jeder Hersteller eine verantwortliche Erklärung hinzufügen, die die Konformität jeder Aktualisierung bestätigt.
Wir wurden darüber informiert, dass die Steuerverwaltung Muster für verantwortliche Erklärungen für Softwarehersteller und -entwickler entwickeln wird.
8. Nächste Schritte und Empfehlungen
✔ Erkundigen Sie sich bei Ihrem Softwarelieferanten, ob das System den Anforderungen der Verordnung entspricht.
✔ Ziehen Sie die Aktivierung von VeriFactu in Betracht, um die Einhaltung der Vorschriften zu erleichtern.
✔ Wenden Sie sich an uns, wenn Sie Fragen haben oder wenn der Anbieter bestätigt, dass er seine Software nicht anpassen wird.
Bové Montero y Asociados steht Ihnen bei Fragen oder Problemen zu diesen oder anderen Themen gerne zur Verfügung.
