Am 15. Juni haben das Ministerium für Wirtschaft und digitale Transformation und das Ministerium für Finanzen und öffentliche Verwaltung den Entwurf eines königlichen Erlasses zur Umsetzung des Gesetzes 18/2022 vom 28. September über die Gründung und das Wachstum von Unternehmen im Zusammenhang mit der elektronischen Rechnungsstellung zwischen Unternehmen und Freiberuflern veröffentlicht.
Zunächst ist darauf hinzuweisen, dass nach der Veröffentlichung des Entwurfs bis zum 10. Juli 2023 eine öffentliche Anhörung stattfindet, bei der Unternehmen und Dienstleister ihre Anmerkungen und Vorschläge zum Projekt der obligatorischen elektronischen Rechnungsstellung in Spanien einreichen können.
In diesem Entwurf werden die Konzepte der elektronischen Rechnungsstellung, der Plattform für den elektronischen Rechnungsaustausch und der öffentlichen Lösung für die elektronische Rechnungsstellung erläutert. Im Folgenden werden wir den Inhalt und die Auswirkungen auf die Unternehmen im Detail analysieren.
1. Anwendungsbereich
Der Königliche Erlass gilt für alle Unternehmer und Freiberufler, die gemäß dem Königlichen Erlass 1619/2012 zur Ausstellung von Rechnungen verpflichtet sind. Er gilt jedoch nicht für Unternehmer und Freiberufler, die ihre wirtschaftliche Tätigkeit nicht auf spanischem Staatsgebiet ausüben, die keine Betriebsstätte auf spanischem Staatsgebiet haben, an die die Rechnung gerichtet ist, oder die ihren Wohnsitz oder gewöhnlichen Aufenthalt nicht auf spanischem Staatsgebiet haben.
Trotz der in diesem Entwurf festgelegten Verpflichtung gibt es einige Ausnahmen für die Ausstellung von elektronischen Rechnungen:
- Vereinfachte Rechnungen.
- Freiwillig ausgestellte Rechnungen, ohne dazu verpflichtet zu sein.
- Andere Ausnahmen, die vom Ministerium für Wirtschaft und digitale Transformation entsprechend genehmigt wurden.
2. Spanisches System der elektronischen Rechnungsstellung
Das System besteht aus einer Reihe privater Plattformen für den elektronischen Rechnungsaustausch, die die in diesem Königlichen Erlass festgelegten Anforderungen erfüllen, sowie aus der öffentlichen Lösung für die elektronische Rechnungsstellung, die auch als Aufbewahrungsort für Rechnungen dient und von der staatlichen Steuerverwaltung verwaltet wird.
Alle Aussteller elektronischer Rechnungen, die nicht die öffentliche Lösung für die elektronische Rechnungsstellung nutzen, sind verpflichtet, eine originalgetreue Kopie aller Rechnungen in Facturae-Syntax an die öffentliche Lösung zu übermitteln. Weitere Informationen zu Facturae finden Sie unter folgendem Link.
Die Betreiber privater E-Invoicing-Plattformen sollten in der Lage sein, die Rechnungsnachricht in alle unterstützten Formate umzuwandeln.
Der Zugang zur öffentlichen E-Invoicing-Lösung steht allen Unternehmen und Freiberuflern offen, sofern die Facturae-Syntax verwendet wird und die USt.Id.-Nr. des Rechnungsausstellers und die USt.Id.-Nr. des Rechnungsempfängers korrekt angegeben werden.
3. Elektronische Rechnung
Für die Zwecke dieses Königlichen Erlasses wird unter einer elektronischen Rechnung eine strukturierte elektronische Nachricht gemäß dem semantischen Datenmodell EN16931 des Europäischen Komitees für Normung verstanden, die einer der folgenden Syntaxen entspricht:
- UN/CEFACT-XML-Rechnungsnachricht, die für die gesamte Industrie gilt und in den XML-16B-Schemata (SCRDM – CII) definiert ist.
- UBL-Nachrichten für Rechnungen und Gutschriften gemäß ISO/IEC 19845:2015 festgelegt.
- EDIFACT-Rechnungsnachricht gemäß ISO 9735.
- Facturae-Nachricht, in der jeweils gültigen Fassung für die Rechnungsstellung zwischen Unternehmern und Freiberuflern.
Das UBL-Format (Universal Business Language) zielt darauf ab, den automatisierten Austausch von Finanzinformationen durch die Verwendung von XML zu vereinfachen.
4. Inhalt der Rechnungen
Alle elektronischen Rechnungen müssen einen eindeutigen Code enthalten, der die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer des Ausstellers, die Rechnungsnummer und -serie sowie das Ausstellungsdatum enthält. Unternehmen und Freiberufler können mit ihren Lieferanten vereinbaren, dass die Rechnungen zusätzliche Informationen enthalten.
5. Status der elektronischen Rechnung
Die Empfänger von elektronischen Rechnungen müssen folgende Angeben machen:
- Auf einer privaten Plattform:a) Geschäftliche Annahme oder Ablehnung der Rechnung und Datum der Annahme oder Ablehnung.b) Vollständige tatsächliche Zahlung der Rechnung und Datum der Zahlung. Zusätzlich können folgende Status gemeldet werden:
- Geschäftliche Teilannahme oder Ablehnung der Rechnung und deren Datum.
- Teilzahlung der Rechnung, gezahlter Betrag und Datum.
- Abtretung der Rechnung an einen Dritten zum Zwecke der Einziehung oder Zahlung, mit Angabe des Abtretungsempfängers und Abtretungsdatums.
Die Informationen über den Status der Rechnungen müssen innerhalb von maximal 4 Kalendertagen, Samstage, Sonntage und nationale Feiertage ausgenommen, ab dem Datum des jeweils mitgeteilten Status übermittelt werden.
- Auf öffentlicher Plattform:a) Geschäftliche Annahme oder Ablehnung der Rechnung durch die Empfänger und Datum. Eine Ablehnung liegt vor, wenn innerhalb der in den Vorschriften festgelegten Fristen eine berichtigte Rechnung ausgestellt und übermittelt wird, in der auf diesen Umstand hingewiesen wird.b) Vollständige tatsächliche Zahlung und Datum.
Die Empfänger von elektronischen Rechnungen, die (gemäß Artikel 62.6 der MwSt.-Verordnung) MwSt.-Registerbücher führen, sind verpflichtet, innerhalb einer Frist von höchstens 4 Kalendertagen, Samstage, Sonntage und nationale Feiertage ausgenommen, die vollständige tatsächliche Zahlung und das Datum der Zahlung in Bezug auf die in ihrem Rechnungseingangsbuch registrierten Rechnungen zu melden.
Ausnahme: Unternehmer oder Freiberufler, die im monatlichen Rückerstattungsregister (gemäß Artikel 30 derselben Verordnung) eingetragen sind und deren Umsatz im Vorjahr 6.010.121,04 Euro nicht überschritten hat.
Ansonsten müssen die Empfänger elektronischer Rechnungen die vollständige tatsächliche Zahlung und deren Datum in Bezug auf die erhaltenen Rechnungen melden. Die Art und Weise, wie dies zu geschehen hat, wird durch gemeinsamen Beschluss des Amtsinhabers des Ministeriums für Wirtschaft und digitale Transformation und des Amtsinhabers des Ministeriums für Finanzen und öffentliche Verwaltung festgelegt.
6. Fristen
Wir warten auf den endgültigen königlichen Erlass und das Datum seiner Veröffentlichung im Staatsanzeiger, ab dem die Fristen für die obligatorische Ausstellung elektronischer Rechnungen gemäß dem Gesetz 18/2022 vom 28. September über die Gründung und das Wachstum von Unternehmen, auf das wir uns beziehen, in Kraft treten und zu laufen beginnen.
- Unternehmen und Selbstständige mit einem Jahresumsatz von mehr als 8 Millionen Euro haben eine Frist von maximal 12 Monaten ab Veröffentlichung des Gesetzes.
- Unternehmen und Selbständige mit einem Jahresumsatz von weniger als 8 Millionen Euro haben eine Frist von maximal 36 Monaten ab Veröffentlichung des Gesetzes.
Hinsichtlich der Verpflichtung zur Meldung des Rechnungsstatus:
- Unternehmer, deren Jahresumsatz weniger als 6.010.121,04 Euro beträgt, haben eine Frist von 36 Monaten ab der Veröffentlichung des Königlichen Erlasses im Staatsanzeiger.
- Freiberufler, deren Jahresumsatz weniger als 6.010.121,04 Euro beträgt, haben eine Frist von 48 Monaten ab der Veröffentlichung des Königlichen Erlasses im Staatsanzeiger.
Bis zu diesem Zeitpunkt ist die Meldung des Rechnungsstatus freiwillig.
In den ersten 12 Monaten nach Inkrafttreten dieses Königlichen Erlasses müssen Unternehmen, die verpflichtet sind, elektronische Rechnungen im Geschäftsverkehr mit Unternehmern und Freiberuflern auszustellen, diesen elektronischen Rechnungen ein Dokument im PDF-Format beifügen, um die Lesbarkeit für diejenigen zu gewährleisten, die noch nicht verpflichtet sind, elektronische Rechnungen zu erhalten, es sei denn, der Rechnungsempfänger erklärt sich ausdrücklich damit einverstanden, die Rechnungen in ihrem ursprünglichen Format zu erhalten.
Bové Montero steht Ihnen bei dieser Umstellung gerne zur Verfügung, um die besten Lösungen für Ihre Software zu finden, sei es über eine öffentliche oder eine private Plattform, damit Sie die neuen Vorschriften für die elektronische Rechnungsstellung erfolgreich einhalten können.
