En virtud del Real Decreto 1007/2023 y la Orden Ministerial publicada el 28/10/2024, donde se presentan las nuevas obligaciones en materia de software de facturación, introducción del sistema Verifactu versus los sistemas no verificables pretendemos actualizar las novedades recientes, confirmadas por la Agencia Estatal de Administración Tributaria (AEAT) en la sesión informativa del 21/01/2025, detalladas en el punto 4 de esta circular.
1. ¿Quién está obligado a cumplir con el reglamento?
El Reglamento de los Requisitos de los Sistemas Informáticos de Facturación (RRSIF), aprobado por el Real Decreto 1007/2023, establece que están obligados a su cumplimiento:
• Empresarios y profesionales, tanto personas físicas como jurídicas, establecidos en territorio español, siempre que expidan facturas mediante un Sistema Informático de Facturación (SIF).
• Entidades obligadas a expedir facturas, ya sean completas o simplificadas (B2B, B2C, B2G) de acuerdo con la normativa vigente en materia de facturación, que no ha sido modificada.
Excepciones y exclusiones.
Quedan excluidos del ámbito de aplicación del RRSIF los siguientes casos:
1. Empresarios y profesionales que facturen exclusivamente de forma manual, sin utilizar ningún sistema informático de facturación.
2. Sujetos pasivos acogidos al Suministro Inmediato de Información (SII) del IVA, tanto de manera obligatoria como voluntaria.
3. Contribuyentes con domicilio fiscal en los Territorios Históricos del País Vasco o la Comunidad Foral de Navarra, quienes deben acogerse a su normativa foral específica.
4. Empresas con resolución administrativa en vigor que les exima del cumplimiento del RRSIF.
Además, el reglamento no se aplica a documentos que no tengan la consideración de factura, según lo establecido en el Reglamento de Obligaciones de Facturación (ROF), aprobado por el Real Decreto 1619/2012, tales como recibos o justificantes de operaciones que no requieran facturación.
Es importante destacar que, con la futura entrada en vigor de la facturación electrónica, algunos contribuyentes que actualmente están exentos, como los que realizan facturación de forma manual, deberán adaptarse a los nuevos requisitos.
Adaptación del software: Todas las aplicaciones de facturación deberán estar actualizadas para cumplir con la normativa y ofrecer la posibilidad de operar en modo Verifactu o No Verifactu.
2. ¿Qué se entiende por software de facturación?
Un sistema informático de facturación (SIF) es un conjunto de hardware y software diseñado para la expedición de facturas que permita:
1. Capturar información de facturación, ya sea:
- Introducida manualmente.
- Importada desde otros sistemas.
- Recibida mediante procesos automatizados.
2. Conservar la información de facturación, garantizando su accesibilidad y trazabilidad.
3. Procesar los datos para generar productos derivados, como registros contables, informes fiscales o la comunicación con otros sistemas tributarios.
No se considera un SIF un simple procesador de textos o una hoja de cálculo que solo se utilicen para introducir e imprimir facturas, salvo que estos interactúen con otros sistemas para generar registros estructurados.
3. Diferencias clave entre software Verifactu y No Verifactu.
4. Cambios recientes y novedades confirmadas (Webinar AEAT – 21/01/2025).
Retraso en la entrada en vigor.
La AEAT ha confirmado que la entrada en vigor del Reglamento se retrasará debido a la publicación tardía de la Orden Ministerial del 28/10/2024. Los desarrolladores dispondrán de 9 meses para adaptar el software, tal como está establecido en el RD 1007/2023, estableciéndose así la fecha límite en el 28/07/2025. A falta de la publicación oficial, lo ha confirmado el delegado de Hacienda, Joan Pere Rodríguez, quien opina que no habrá cambios.
Nuevas fechas estimadas.
• 28 de julio de 2025 → Adaptación del software por parte de desarrolladores.
• 1 de enero de 2026 → Aplicación obligatoria para sociedades.
• 1 de julio de 2026 → Aplicación obligatoria al resto de contribuyentes (autónomos y no residentes).
Otros aspectos clave:
• Autofacturas y exención para sujetos en SII: Las empresas en SII no estarán obligadas a incluir autofacturas en Verifactu, aunque sus proveedores sí deban cumplir con esta exigencia.
• Portal público de Verifactu:
o La plataforma pública de Verifactu estará disponible antes del 28/07/2025.
o No será posible generar facturas simplificadas a través de esta plataforma.
o Esta plataforma será la base para el desarrollo de la plataforma pública de factura electrónica.
• Pruebas y normativa técnica:
o La AEAT ha habilitado un entorno de pruebas para desarrolladores.
o Se ha dispuesto el correo verifactu@correo.aeat.espara consultas técnicas y un portal de pruebas externas https://sede.agenciatributaria.gob.es/Sede/iva/sistemas-informaticos-facturacion-verifactu/informacion-tecnica.html .
5. Funcionamiento de Verifactu.
No se remiten facturas, sino registros de facturación.
Frecuencia de envío:
- Cada 60 segundos o al acumular 1.000 registros.
- No se permite la remisión diferida.
Quién puede remitir la información:
• El obligado tributario.
• Un asesor o colaborador social con firma electrónica.
• La plataforma de facturación, que autentica los registros.
Los tres actores podrán también ver y descargar la información. En el caso del asesor, se ha previsto poder incluir su NIF en el envío Verifactu para que este esté autorizado a ver y descargar la información.
6. Requisitos generales para los sistemas informáticos de facturación (SIF).
El software generará registros de facturación, que serán almacenados y voluntariamente enviades a la Agencia Tributaria o conservados para ser enviados en caso de inspección.
Integridad e inalterabilidad de los registros:
• Uso de huella/hash encadenado para evitar modificaciones.
• Imposibilidad de alterar registros sin dejar trazabilidad.
• En sistemas No Verifactu, se exige firma electrónica.
Trazabilidad y encadenamiento de registros:
• Orden cronológico obligatorio.
• Secuencia ininterrumpida de facturación.
• Anomalías registradas en el registro de eventos.
Conservación y accesibilidad de la información:
• Almacenamiento obligatorio durante el período de prescripción fiscal.
• Exportación inmediata en caso de requerimiento por parte de la AEAT.
Formato y codificación: Los registros deben cumplir con un formato específico en XML, asegurando consistencia en la exportación y conservación.
Contenido de los registros de alta y anulación:
• Registros de alta: Deben incluir datos como el NIF del emisor, número de factura, fecha de emisión y hash del registro anterior.
• Registros de anulación: Incluyen el mismo tipo de información, asegurando que cualquier registro anulado esté referenciado correctamente.
Huella (Hash) y firma electrónica: Se especifica cómo generar la huella (hash) y la firma electrónica usando estándares de seguridad. La huella se calcula con un algoritmo y se almacena junto a cada registro para asegurar la integridad.
Código QR en todas las facturas:
• Obligatorio en todas las facturas, independientemente del sistema utilizado.
Ubicación del QR:
• Facturas electrónicas: En un campo específico del archivo XML.
• Facturas en papel o PDF: En un área visible del documento.
El QR contendrá:
- URL de cotejo en la sede electrónica de la AEAT.
- NIF del emisor.
- Número y serie de la factura.
- Fecha de expedición.
- Importe total.
7. Obligación de declaración responsable.
Contenido de la declaración:
• Cada sistema informático debe contar con una declaración responsable que certifique su conformidad con la normativa.
• Detalles a incluir: nombre y versión del sistema, componentes, entidad productora, cumplimiento con el artículo 29.2.j) de la Ley 58/2003, entre otros.
Disponibilidad: La declaración debe estar accesible para el usuario del sistema, el comercializador y los clientes, ya sea en papel o formato digital.
Ampliaciones: Si el sistema se amplía con otros componentes, cada productor debe añadir una declaración responsable que confirme el cumplimiento de cada actualización.
Nos indican que la Administración tributaria desarrollará modelos de declaración responsable para los fabricantes y desarrolladores de software.
8. Próximos pasos y recomendaciones.
✔ Verificar con su proveedor de software si el sistema cumple con los requisitos del reglamento.
✔ Evaluar la opción de activar Verifactu para facilitar el cumplimiento normativo.
✔ Consultarnos en caso de dudas o si el proveedor confirma que no adaptará su software.
Desde Bové Montero y Asociados quedamos a su entera disposición para asistirles con cualquier pregunta o cuestión que puedan tener relacionadas con estos o cualesquiera otros asuntos.
