Aplicación: TODOS LOS OBLIGADOS TRIBUTARIOS QUE EMITEN FACTURAS Y NO ESTÁN EN SII
Con la publicación del Real Decreto 1007/2023 en el BOE, se aprobaba el Reglamento que establece Requisitos de sistemas informáticos de facturación. Se estaba esperando a la aprobación de la orden ministerial que desarrolla las especificaciones técnicas, funcionales y de contenido.
Finalmente, el 28/10/2024 se ha publicado esta esperada orden ministerial. Desde este momento, los fabricantes y desarrolladores de software tienen 9 meses para adaptar/desarrollar los sistemas informáticos de facturación según esta orden ministerial, esto es hasta el 29/07/2025. Según las fechas indicadas en el RD 1007/2023, la entrada en vigor para todos los obligados sería el 1 de julio de 2025, eso es, antes que los desarrolladoras estén obligados a tener los sistemas informáticos adaptados. Por ello, nos comentan desde sede AEAT que ya están trabajando en modificar los plazos, pero no se podía hacer con esta orden ministerial. La AEAT está trabajando en cambiar las fechas y se ha aventurado como nueva fecha probable de entrada en vigor el 1 de enero de 2026.
Recordemos los requisitos que deberán cumplir los sistemas informáticos de facturación y que desarrolla el orden ministerial, en sus distintos capítulos:
Disposiciones generales y definiciones de sistemas y componentes de facturación
1. Objeto: Detallar los aspectos técnicos, funcionales y de contenido de los sistemas y programas de facturación que cumplan con el Real Decreto 1007/2023, orientado a la integridad y trazabilidad de los registros.
2. Definiciones clave:
• Sistema informático de facturación: Software o hardware diseñado para emitir facturas cumpliendo con los requisitos del Reglamento.
• Componente de facturación: Conjunto de hardware y software que implementa o gestiona los requisitos exigidos para sistemas informáticos de facturación.
• Componente principal de facturación: Es el encargado de implementar las funciones necesarias para emitir facturas, asegurando el cumplimiento de los requisitos normativos.
3. Soporte a varios obligados tributarios: Si un sistema da soporte a múltiples usuarios u obligados, debe garantizar la independencia de cada conjunto de registros de facturación, manteniendo cadenas de registro únicas para cada obligado tributario y operando de manera autónoma en cada caso.
Especificaciones técnicas, incluyendo el sistema VERI*FACTU
Este capítulo define los requisitos técnicos y funcionales de los sistemas informáticos, organizados en secciones:
Sección 1: Particularidades de VERI*FACTU
• Los sistemas que califican como VERI*FACTU cumplen automáticamente ciertos requisitos de integridad, trazabilidad y conservación de registros.
Sección 2: Remisión de información a la Agencia Tributaria
• Requisitos para enviar registros de facturación de forma electrónica y segura, incluyendo:
• Conexión a Internet y uso de certificados electrónicos para autenticar la remisión.
• Protocolos de comunicación seguros.
• Gestión de respuestas y acuses de recibo de la Agencia Tributaria.
Sección 3: Características a garantizar por el sistema
• Integridad e inalterabilidad de registros: Cada registro debe tener una huella digital (hash) y una firma electrónica verificables.
• Trazabilidad: Los registros deben estar encadenados cronológicamente, facilitando el seguimiento.
• Conservación y legibilidad: Los sistemas deben permitir la conservación de registros, su acceso rápido y la posibilidad de exportarlos.
Sección 4: Otros requisitos
• Registro de eventos: Cada sistema debe registrar eventos específicos, como inicio o cierre de operaciones, y detectores de anomalías. Esto ayuda a garantizar la transparencia y la consistencia en los registros.
Requisitos de generación y contenido de registros de facturación
1. Formato y codificación: Los registros deben cumplir con un formato específico en XML, asegurando consistencia en la exportación y conservación.
2. Contenido de los registros de alta y anulación:
• Registros de alta: Deben incluir datos como el NIF del emisor, número de factura, fecha de emisión y hash del registro anterior.
• Registros de anulación: Incluyen el mismo tipo de información, asegurando que cualquier registro anulado esté referenciado correctamente.
3. Huella y firma electrónica: Se especifica cómo generar la huella (hash) y la firma electrónica usando estándares de seguridad. La huella se calcula con un algoritmo y se almacena junto a cada registro para asegurar la integridad.
Obligación de declaración responsable
1. Contenido de la declaración:
• Cada sistema informático debe contar con una declaración responsable que certifique su conformidad con la normativa.
• Detalles a incluir: nombre y versión del sistema, componentes, entidad productora, cumplimiento con el artículo 29.2.j) de la Ley 58/2003, entre otros.
2. Disponibilidad: La declaración debe estar accesible para el usuario del sistema, el comercializador y los clientes, ya sea en papel o formato digital.
3. Ampliaciones: Si el sistema se amplía con otros componentes, cada productor debe añadir una declaración responsable que confirme el cumplimiento de cada actualización.
Nos indican que la Administración tributaria desarrollará modelos de declaración responsable para los fabricantes y desarrolladores de software.
Requisitos de la aplicación informática de facturación desarrollada por la Administración Tributaria
Este capítulo establece las condiciones y límites de la aplicación de facturación que puede desarrollar la Administración Tributaria:
1. Funciones mínimas de la aplicación:
• Captura, almacenamiento, consulta y descarga de datos de las facturas.
• Emisión de la factura en formato PDF imprimible.
• Descarga de la factura en PDF.
• Generación y almacenamiento del registro de facturación.
2. Condiciones de uso:
• La aplicación solo se puede usar para emitir facturas en nombre propio o de un apoderado.
• Para acceder, es necesario autenticarse mediante sistemas de identificación aprobados por la Agencia Estatal de Administración Tributaria.
• Las facturas emitidas deben incluir un destinatario.
• Tanto las facturas como sus registros vinculados solo podrán ser gestionados a través de esta aplicación(BOE-A-2024-22138).
Instrucciones para añadir un código QR en las facturas
1. Código QR:
• El QR debe incluirse en cada factura emitida, con un tamaño de entre 30×30 y 40×40 milímetros, cumpliendo la norma ISO/IEC 18004 y usando el nivel M de corrección de errores.
• El contenido del código QR debe incluir la URL del servicio de cotejo o remisión de información y datos de la factura como NIF del emisor, número de serie, fecha e importe total.
2. Texto adicional:
• Para las facturas emitidas mediante sistemas VERIFACTU, debe añadirse la frase “Factura verificable en la sede electrónica de la AEAT” o «VERIFACTU» para indicar la autenticidad y verificabilidad del documento.
3. Facturas electrónicas:
• En el caso de facturas electrónicas, no es necesario incluir el QR en la imagen, pero sí la URL como campo adicional.
Ya se ha habilitado el entorno de pruebas por la AEAT, para que los desarrolladores puedan hacer pruebas y se han publicado especificaciones técnicas tanto en el portal de desarrolladores como en sede de AEAT. Se prevé que toda esta documentación así como la orden ministerial estará disponible en inglés, pero no pueden precisar una fecha. También está prevista la publicación con fecha de hoy de las FAQS sobre Verifactu.
Un dato interesante es para las empresas que generan autofacturas de sus proveedores. Si estas empresas están en el SII pero emiten facturas de proveedores que no están y por tanto estos últimos si están obligados a cumplir con Verifactu, estará la empresa emisora obligado a Verifactu? Nos indican que de entrada si estaría obligados, pero que ello se está intentando subsanar y trabajando en una resolución. La AEAT ha proporcionado un portal para las empresas desarrolladoras, donde se ha publicado información durante meses y ha sido actualizada tras la publicación de la orden ministerial hoy.
Recomendamos consultar con su proveedor de software de facturación para confirmar su adaptación a la regulación VERIFACTU. El software de facturación puede ser Verificable o No Verificable (ya que la remisión de registros de facturación a la AEAT es voluntaria), pero en cualquier caso, debe cumplir con los requisitos básicos estipulados en el RD1007 y la Orden Ministerial. La diferencia es que el primero debe conectarse “en tiempo real” con la AEAT para el envío de registros, mientras que el segundo debe poder conectarse en caso de una inspección. La remisión puede ser realizada por el obligado, un representante autorizado, o un colaborador social registrado como asesor.
Estamos disponibles para responder preguntas y brindar apoyo en estos meses previos y posteriores a la implementación.
Para más información, le recordamos la sesión que realizamos sobre “Q&A sobre la Facturación Electrónica obligatoria en España”.
